Kodėl apskritai verta rengti informacinę šventę?
Žinot, kai pradėjau dirbti su įmonėmis, kurios norėjo surengti informacines šventes, dažnai girdėdavau: „O kam mums to reikia? Ar neužteks paprastos prezentacijos?” Na, atvirai kalbant, jei norite, kad žmonės po valandos užmirštų viską, ką bandėte jiems pasakyti – taip, užteks prezentacijos. Bet jei tikrai norite, kad informacija įsimintų, kad darbuotojai ją pritaikytų praktikoje ir dar papasakotų kitiems – čia jau reikia kažko daugiau.
Informacinė šventė nėra tiesiog susirinkimas su tortais. Tai strateginis įrankis, kuris padeda perteikti svarbią informaciją taip, kad ji tikrai pasiektų adresatus. Gal keičiate įmonės viziją? Diegiate naują sistemą? Švenčiate svarbų pasiekimą ir norite, kad visi suprastų jo reikšmę? Štai čia ir prasideda tikrasis darbas.
Aš pats esu matęs įmones, kurios išleido tūkstančius eurų renginiui, bet niekas negalėjo pasakyti, kas ten buvo pristatyta. Ir priešingai – mačiau nedidelius, bet puikiai suplanuotus renginius, kurie realiai pakeitė įmonės kultūrą. Skirtumas? Planavimas ir aiškūs tikslai.
Planavimo etapas: kas, kam ir kodėl
Pirmas dalykas, kurį turite padaryti – sustokite ir pagalvokite. Rimtai. Nesijunkite iš karto į „reikia nuomoti salę ir užsakyti maistą” režimą. Pirmiausia atsakykite į kelis paprastus, bet labai svarbius klausimus.
Kam šis renginys? Ar tai visiems darbuotojams, ar tik tam tikroms komandoms? Gal vadovams? O gal įtrauksite ir klientus ar partnerius? Kiekviena auditorija reikalauja skirtingo požiūrio. Tai, kas sužavi IT specialistus, gali visiškai neveikti pardavimų komandai.
Kokia pagrindinė žinutė? Jei negalite jos suformuluoti vienu sakiniu, turite problemą. Pavyzdžiui: „Pristatome naują CRM sistemą, kuri supaprastins kasdienį darbą” arba „Švenčiame rekordinius metus ir dalinamės planais ateičiai”. Visa kita turėtų sukti aplink šią pagrindinę žinutę.
Ko tikitės po renginio? Čia daugelis suklumpa. Norite, kad žmonės pradėtų naudoti naują įrankį? Kad pasijustų labiau įsitraukę į įmonės viziją? Kad geriau suprastų strateginius pokyčius? Būkite konkretūs, nes nuo šito priklausys, kaip matuosite sėkmę vėliau.
Kai turėsite atsakymus į šiuos klausimus, galite sudaryti planavimo komandą. Ir čia patarimas iš patirties – nedarykite to vieni. Įtraukite žmonių iš skirtingų skyrių. Rinkodaros specialistas matys vieną pusę, HR – kitą, o kažkas iš „apačių” pasakys, kas tikrai veikia praktikoje. Kartą dirbau su įmone, kur viską planavo tik vadovybė, ir renginys buvo… na, pasakysiu švelniai – labai formalus ir nuobodus. Žmonės sėdėjo kaip pamokoje ir laukė, kada galės išeiti.
Logistika ir praktiniai dalykai, kurie gali viską sugadinti
Gerai, turite planą. Dabar prasideda smulkmenų karas, ir būtent čia dažniausiai viskas ir subyrėja. Leiskite pasidalinti keliais dalykais, kuriuos išmokau sunkiu būdu.
Data ir laikas. Skamba paprasta, bet kiek kartų esu matęs renginius, suplanuotus pačiu blogiausiu laiku! Pirmadienis 8 val. ryto? Žmonės bus kaip zombiai. Penktadienis po pietų? Visi jau mintimis savaitgalyje. Ketvirtadienis prieš ilgus savaitgalio atostogas? Niekas neatsimins nieko. Geriausias laikas paprastai yra antradienio ar trečiadienio vidurys – žmonės jau įsibėgėję, bet dar ne pervargę.
Vieta svarbi. Jei renginys įmonėje – puiku, sutaupysite pinigų, bet ar turite tinkamą erdvę? Ar tilps visi? Ar ten nėra triukšmo iš kitų skyrių? Kartą dalyvavau renginyje, kur šalia vyko remonto darbai. Galite įsivaizduoti, kaip tai baigėsi. Jei nuomojate išorinę salę – apsilankykite iš anksto. Ne tik pažiūrėkite nuotraukas internete. Eikite ir pasižvalgykite. Patikrinkite akustiką, apšvietimą, kur žmonės paliks savo daiktus, kur bus tualetai.
Technika – jūsų draugas ir priešas vienu metu. Projektorius, mikrofonai, garso sistema, interneto ryšys – visa tai turi veikti. Ir ne tik veikti, bet turėti atsarginį planą. Aš visada sakau: jei kažkas gali neveikti, tai neveiks. Turėkite atsarginį kompiuterį, papildomus kabelius, žmogų, kuris išmano techniką ir gali greitai išspręsti problemas. Nieko taip nesugadina renginio kaip 15 minučių laukimas, kol kas nors „pabandys perkrauti kompiuterį”.
Dar vienas dalykas – maistas. Taip, žmonės ateina informacijos, bet alkani žmonės yra nelaimingi žmonės. Jei renginys ilgesnis nei valanda, pasiūlykite bent kavos ir užkandžių. Jei tai pusės dienos ar visos dienos renginys – normalus maistas būtinas. Ir prašau, atsižvelkite į dietinius poreikius. Vegetarai, veganiški, be laktozės – tai jau ne prabanga, o norma.
Kaip padaryti, kad žmonės tikrai klausytų
Čia prasideda magija – arba katastrofa, priklauso nuo to, kaip paruošite turinį. Galite turėti geriausią salę, skaniausia kavą ir tobulą techniką, bet jei turinys nuobodus – žmonės tiesiog išsijungs. Gal fiziškai bus salėje, bet mintimis – kur nors kitur.
Pasakojimas virš sausų faktų. Žmonės myli istorijas. Ne statistiką (nors ji irgi svarbi), ne diagramas (nors jos padeda), o tikras istorijas. Jei pristatote naują sistemą, nepasakokite tik apie jos funkcijas. Papasakokite, kaip ji išsprendė realią problemą. Gal testuotojai sutaupė valandų per savaitę? Pakviesk vieną iš jų papasakoti. Autentiški liudijimai veikia šimtą kartų geriau nei bet kokia reklaminė medžiaga.
Interaktyvumas – ne pasirinkimas, o būtinybė. Jei žmonės tik sėdi ir klauso pusantros valandos, jie užmigs. Garantuoju. Įtraukite juos. Užduokite klausimus, padarykite greitas apklausas (yra puikių įrankių kaip Mentimeter ar Slido), leiskite diskutuoti mažose grupėse. Kartą mačiau renginį, kur kas 20 minučių žmonės turėjo atsistoti ir pasikalbėti su šalia sėdinčiu asmeniu apie tai, ką ką tik išgirdo. Skamba paprastai, bet energijos lygis salėje buvo neįtikėtinas.
Vizualai turi padėti, ne trukdyti. PowerPoint skaidrės su teksto sienomis – tai nusikaltimas. Jei žmonės skaito skaidres, jie neklausys jūsų. Naudokite vaizdus, schemas, trumpus punktus. Ir dėl meilės visam tam, kas šventa – ne daugiau kaip 3-4 punktai vienoje skaidrėje. Jei turite daug informacijos, geriau paruoškite atskirą dokumentą, kurį išdalinsite vėliau.
Dar vienas patarimas: įvairovė. Jei visą renginį kalba vienas žmogus, tai nuobodu. Keiskite kalbėtojus, formatą, tempą. Gal po prezentacijos – trumpas video, paskui diskusija, po to praktinis užsiėmimas. Žmonių dėmesio trukmė yra apie 10-15 minučių, tai planuokite atitinkamai.
Dalyvių įtraukimas ir dalyvavimo skatinimas
Galite surengti nuostabiausią renginį pasaulyje, bet jei žmonės neateis arba ateis prievarta – rezultatas bus prastas. Kaip užtikrinti, kad žmonės norėtų dalyvauti?
Pirma, komunikacija turi prasidėti anksčiau. Ne dieną prieš renginį, o bent savaitę ar dvi. Išsiųskite intriguojantį kvietimą. Ne tik „Privalomas susirinkimas penktadienį 14 val.” Papasakokite, ko galima tikėtis, kodėl tai svarbu, ką žmonės išmoks ar pamatys. Sukurkite lūkestį.
Antra, padarykite dalyvavimą lengvu. Jei tai hibridinis renginys (dalis žmonių fiziškai, dalis nuotoliniu būdu), užtikrinkite, kad nuotolinė patirtis būtų ne „antraeilė”. Nuotoliniai dalyviai turi matyti viską, girdėti viską, ir galėti dalyvauti diskusijose. Nėra nieko blogesnio nei būti „virtualiu dalyviu”, kurį visi užmiršta.
Trečia, skatinkite aktyvų dalyvavimą. Gal galite turėti nedidelių prizų už geriausius klausimus? Arba balsuoti už geriausias idėjas? Žmonės mėgsta, kai jų nuomonė vertinama. Kartą dalyvavau renginyje, kur buvo „idėjų siena” – žmonės galėjo rašyti savo pasiūlymus ant lipnių lapelių. Geriausios idėjos buvo aptartos iš karto, ir kai kurios net įgyvendintos per kelias savaites. Tai sukūrė tikrą įsitraukimo jausmą.
Ką daryti renginio metu: vadovo vaidmuo
Renginys prasidėjo. Jūs pasiruošę, žmonės susirinko, technika veikia. Bet darbas dar nesibaigė – dabar prasideda tikrasis iššūkis.
Jei esate vedantysis ar organizatorius, jūsų darbas – sekti viską. Ar žmonės atrodo suinteresuoti? Ar nėra techninių problemų? Ar laikomasi laiko grafiko? Būkite pasirengę improvizuoti. Jei matote, kad žmonės pradeda nuobodžiauti – sutrumpinkite tą dalį. Jei diskusija įsibėgėjo ir žmonės aktyviai dalyvauja – gal verta skirti daugiau laiko, net jei tai sutrumpins kitą dalį.
Energijos valdymas – kritiškai svarbu. Jei renginys ilgas, darykite pertraukas. Ne tik vieną pietų pertrauką, o trumpas pertraukas kas valandą. Žmonėms reikia atsistoti, pasivaikščioti, patikrinti telefonus (taip, pripažinkime realybę). Geriau suplanuoti pertraukas, nei turėti žmones, kurie slapta žiūri į telefonus po stalu.
Dar vienas svarbus dalykas – būkite atviri nenumatytiems dalykams. Jei kažkas užduoda klausimą, kuris nukrypsta nuo temos, bet akivaizdžiai svarbus daugeliui – nesuspauskite jo. Gal tai rodo, kad žmonėms rūpi kažkas, ko jūs nenumatėte. Geriausi renginiai, kuriuose dalyvavau, buvo tie, kur organizatoriai buvo pakankamai lankstūs, kad leistų renginiui „gyventi” savo gyvenimą.
Po renginio: kaip išlaikyti momentumą
Renginys baigėsi, visi išsiskirstė, jūs pavargę bet laimingi. Bet čia ne pabaiga – tai tik pusė kelio. Tai, kas vyksta po renginio, dažnai yra svarbiau nei pats renginys.
Pirma, išsiųskite padėkos žinutę visiems dalyviams. Ne po savaitės, o kitą dieną. Padėkokite už dalyvavimą, priminkite pagrindines mintis, pateikite nuorodas į medžiagas. Jei darėte nuotraukas ar video – pasidalinkite. Žmonės mėgsta matyti save renginiuose, ir tai padeda palaikyti teigiamą nuotaiką.
Antra, padarykite informaciją prieinamą. Jei buvo prezentacijos – įkelkite jas į bendrą vietą. Jei buvo diskusijos ir priimti sprendimai – sudarykite trumpą santrauką. Kai kurie žmonės gali būti negalėję dalyvauti, kiti gali norėti dar kartą peržiūrėti medžiagas. Ir svarbiausia – tai parodo, kad renginys nebuvo tik „vienkartiniu įvykiu”, o dalimi didesnio proceso.
Trečia, sekite konkrečius veiksmus. Jei renginio metu buvo kalbama apie naujus procesus ar įrankius – užtikrinkite, kad būtų aiškus planas, kaip tai bus įgyvendinta. Kas atsakingas? Kokie terminai? Kaip žmonės gaus pagalbą, jei reikės? Nieko taip nedemotyvuoja kaip puikus renginys, po kurio… nieko nevyksta.
Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamirštama – asmeninis follow-up su pagrindiniais žmonėmis. Gal buvo vadovų, kurie turėjo įgyvendinti tam tikrus pokyčius? Susisiekite su jais asmeniškai, paklauski, kaip sekasi, ar reikia pagalbos. Tai parodo, kad jums tikrai rūpi rezultatai, ne tik pats renginys.
Kaip suprasti, ar renginys buvo sėkmingas
Dabar prie dalies, kurią daugelis visiškai praleidžia – rezultatų matavimas. Ir ne, „visi atrodė patenkinti” nėra matavimas. Reikia konkretesnių dalykų.
Grįžtamasis ryšys iš karto po renginio. Paruoškite trumpą apklausą (ir kai sakau trumpą, turiu omeny 5-7 klausimus, ne 30). Paklauski, kas patiko, kas ne, ką žmonės išmoko, ką norėtų matyti kitą kartą. Naudokite įrankius kaip Google Forms ar SurveyMonkey – tai užtrunka 5 minutes sukurti. Ir štai patarimas: siūlykite užpildyti apklausą iš karto renginio pabaigoje, kol žmonės dar ten. Jei išsiųsite vėliau – atsakymų bus perpus mažiau.
Stebėkite elgesio pokyčius. Tai ilgalaikis matavimas, bet pats svarbiausias. Jei renginyje pristatėte naują įrankį – kiek žmonių pradėjo jį naudoti per savaitę? Per mėnesį? Jei kalbėjote apie naują procesą – ar žmonės jį taiko? Tai parodo tikrąją renginio vertę.
Kiekybiniai rodikliai. Kiek žmonių dalyvavo iš planuoto skaičiaus? Kiek išbuvo iki galo? Jei buvo hibridinis renginys – kaip pasiskirstė fiziniai ir virtualūs dalyviai? Jei žmonės masiškai išėjo per pietų pertrauką ir nebegrįžo – tai aiškus signalas, kad kažkas buvo ne taip.
Dar vienas įdomus būdas – stebėkite pokalbius po renginio. Apie ką žmonės kalba prie kavos aparato? Ką rašo vidinėse komunikacijos platformose? Jei niekas nekalba apie renginį – galbūt jis nepaliko įspūdžio. Jei kalba, bet negatyviai – turite problemų, kurias reikia spręsti. Jei kalba pozityviai ir dalijasi mintimis – puiku, pasiekėte tikslą.
Ir dar vienas dalykas, kurį išmokau – palyginkite su pradiniais tikslais. Prisimeni tuos klausimus, į kuriuos atsakėte planavimo pradžioje? Dabar laikas patikrinti, ar pasiekėte tai, ko siekėte. Jei tikslas buvo, kad 80% darbuotojų pradėtų naudoti naują sistemą per mėnesį, o pradėjo tik 40% – renginys nebuvo pakankamai efektyvus, nepriklausomai nuo to, kaip gerai viskas atrodė.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Žinot, kas įdomiausia? Organizuojant informacinę šventę įmonėje, nėra vieno teisingo recepto. Tai, kas veikia technologijų startupu su 50 žmonių, gali visiškai neveikti gamybos įmonėje su 500 darbuotojų. Tai, kas sužavi jauną komandą, gali atrodyti keistai patyrusiam kolektyvui.
Bet yra keletas dalykų, kurie veikia visada. Autentiškumas – žmonės jaučia, kai jūs tikrai rūpinatės, o ne tik „vykdote procedūrą”. Pagarba jų laikui – jei renginys gerai suplanuotas, žmonės tai įvertina. Aiškumas – kai žmonės supranta, kodėl jie čia ir ko iš jų tikimasi. Ir tolesnė veikla – kai renginys nėra atskiras įvykis, o dalimi didesnės istorijos.
Aš esu matęs įmones, kurios rengia informacines šventes kartą per ketvirtį ir kiekvieną kartą tobulėja. Jos klauso grįžtamojo ryšio, eksperimentuoja su formatais, nebijo klysti. Ir žinot kas? Jų darbuotojai laukia šių renginių, nes žino, kad tai bus vertinga, įdomi ir prasminga patirtis.
Taip pat esu matęs įmones, kurios rengia tuos pačius nuobodžius susirinkimus dešimtmečiais ir stebi, kodėl žmonės neįsitraukę. Skirtumas nėra biudžete ar ištekliuose – skirtumas yra požiūryje.
Jei išsinešite tik vieną dalyką iš šio teksto, tebūnie tai: informacinė šventė – tai ne renginys, tai investicija. Investicija į tai, kad žmonės suprastų, kur jūsų įmonė eina, kodėl tai svarbu ir kokia jų rolė šioje kelionėje. Kai tai daroma gerai, rezultatai atsipirks šimteriopai – per didesnį įsitraukimą, geresnį bendradarbiavimą ir spartesnį pokyčių įgyvendinimą.
Taigi, planuojate informacinę šventę? Pradėkite nuo „kodėl”, ne nuo „kaip”. Įtraukite žmones į planavimą. Padarykite tai įdomu ir interaktyvų. Ir svarbiausia – nepamirškit, kas vyksta po renginio. Nes tikroji magija prasideda ne salėje, o tada, kai žmonės grįžta prie savo darbo vietų ir pradeda taikyti tai, ką išmoko.