Kodėl apskritai verta rengti informacinę šventę?
Žinot, kai pirmą kartą susiduriu su užduotimi organizuoti informacinę šventę įmonėje, galvojau – na ir kas čia tokio? Susirenki žmones, papasakoji naujoves, gal dar kavos pastatai ir viskas. Bet velnias slypi detalėse, kaip sako. Informacinė šventė – tai ne tik susirinkimas su PowerPoint skaidrėmis. Tai galimybė suburti komandą, perduoti svarbią informaciją taip, kad žmonės tikrai įsimintų, ir sukurti tą bendrystės jausmą, kurio taip trūksta nuotolinių susirinkimų eroje.
Pati šventės idėja gali skambėti šiek tiek senoviškai – kam dar tie renginiai, kai galima išsiųsti el. laišką? Bet čia ir yra esmė. Žmonės informaciją geriau įsisavina, kai ji pateikiama įdomiai, interaktyviai, kai gali užduoti klausimus čia ir dabar, kai jauti atmosferą. Be to, tokie renginiai puikiai veikia kaip komandos stiprinimo įrankis. Matai kolegas ne tik Zoom languose, bet ir gyvai, gali pašnekėti prie kavos, pasijuokti kartu.
Planavimo etapas: kas, ką, kada ir kodėl
Gerai, pradėkim nuo pradžių. Prieš bet ką darant, reikia aiškiai suformuluoti tikslą. Ne tokį miglotą kaip „norime pagerinti komunikaciją”, o konkretų – pavyzdžiui, „pristatyti naują produkto liniją pardavimų komandai ir suteikti jiems įrankių efektyviam pardavimui” arba „supažindinti darbuotojus su nauja įmonės strategija ir gauti jų grįžtamąjį ryšį”.
Kai žinai tikslą, viskas kitas tampa daug aiškesnis. Tada galima atsakyti į kitus klausimus:
Kam skirtas renginys? Visai įmonei ar tik konkrečiam departamentui? Nuo auditorijos priklausys ir turinys, ir formatas, ir net vieta. Jei rengi šventę IT specialistams, jie tikrai įvertins technologines naujoves ir interaktyvius įrankius. Jei tai vadovų susirinkimas – reikės daugiau strateginės informacijos ir diskusijų laiko.
Koks optimalus laikas? Čia ne taip paprasta, kaip atrodo. Pirmadienis po pietų? Žmonės dar neatsigavę po savaitgalio. Penktadienio popietė? Visi jau mintimis namuose. Mano patirtis rodo, kad antradienio ar trečiadienio rytas arba ankstyvos popietės – pats tas. Žmonės jau įsijungę į darbo ritmą, bet dar nepervargę.
Kiek laiko skirti? Auksinis standartas – nuo pusantros iki trijų valandų. Trumpiau – nepasakysi visko, ką reikia. Ilgiau – žmonės pradės slapčia tikrinti telefonus ir galvoti apie neatliktus darbus. Jei informacijos tikrai daug, geriau padalink į kelias sesijas skirtingomis dienomis.
Biudžeto klausimas ir išteklių paskirstymas
Dabar apie pinigus. Taip, žinau, ne patys maloniausi pokalbiai, bet būtini. Informacinė šventė nebūtinai turi kainuoti kaip karališkos vestuvės, bet visiškai be biudžeto irgi neapsieisi.
Pagrindinės išlaidų kategorijos paprastai būna tokios: vietos nuoma (jei neturite tinkamos patalpos įmonėje), technika (projektoriai, mikrofonai, galbūt nuotolinės transliacijos įranga), maistas ir gėrimai (labai svarbu – alkani žmonės blogai įsisavina informaciją), spausdinti medžiagos, o gal ir kokia nors dovana dalyviams.
Mano patarimas – neskubėkit iš karto rinktis brangiausių variantų. Kartą mačiau, kaip įmonė išleido didžiulę sumą nuomodama prabangų konferencijų centrą, o pati šventė buvo tokia nuobodi, kad pusė žmonių snaudė. Geriau tą patį biudžetą paskirstykit taip: 40% turiniui ir vedėjams (taip, geras vedėjas ar moderatorius tikrai verta investicija), 30% maistui ir komfortui, 20% technikai ir 10% netikėtumams (jie tikrai bus).
Jei biudžetas ribotas, galima ieškoti kūrybiškų sprendimų. Gal turite darbuotojų, kurie puikiai veda renginius? Gal vietoj išorinio keteringo galite susitarti su gera vietine kavinuke? Gal užuot nuomojęsi salę, galite panaudoti savo biuro erdves, tik jas šiek tiek pertvarkyti?
Turinio kūrimas: kaip neužmigdyti auditorijos
Čia prasideda tikrasis darbas. Turite informaciją, kurią reikia perduoti, bet kaip tai padaryti taip, kad žmonės ne tik išklausytų, bet ir įsimintų?
Pirma, pamirškite tuos 50 skaidrių PowerPoint su smulučiu tekstu. Rimtai. Jei jūsų prezentacija atrodo kaip vadovėlis, jau pralaimėjote. Vizualai turi būti paprasti, aiškūs, su didelėmis nuotraukomis ar grafikais. Tekstas – tik pagrindinės mintys, ne visi sakiniai, kuriuos ketinate pasakyti.
Antra, įtraukite įvairovės. Štai mano patikrinta struktūra:
– Pradėkite su kažkuo netikėtu ar įdomiu (istorija, statistika, klausimas auditorijai)
– Pateikite pagrindinę informaciją dalimis, po 15-20 minučių keisdami formatą
– Tarp informacijos blokų įterpkite interaktyvių elementų – klausimų, trumpų diskusijų, balsavimų
– Naudokite realius pavyzdžius ir istorijas, ne tik teoriją
– Palikite laiko klausimams – ir ne tik pabaigoje
Vienas iš geriausių būdų išlaikyti dėmesį – pasakojimai. Užuot sakę „mūsų pardavimai augo 25%”, papasakokite konkrečią istoriją apie klientą, kuris buvo nepatenkintas, bet jūsų komanda sugebėjo situaciją pakeisti. Žmonės prisimena istorijas, ne skaičius.
Dar vienas dalykas – jei galite, įtraukite pačius dalyvius. Gal kas nors iš jų gali pasidalinti savo patirtimi? Gal galite surengti trumpą grupinę užduotį, kur žmonės aptaria, kaip naują informaciją pritaikys savo darbe? Aktyvus dalyvavimas padidina informacijos įsiminimą kartais net iki 75%, palyginti su vos 5-10% pasyvaus klausymosi atveju.
Logistika ir techninis pasirengimas
Gerai, turite puikų planą ir nuostabų turinį. Bet jei renginys dieną technika neveiks arba žmonės nežinos, kur eiti, viskas nueis perniek. Logistika – tai tas nematomasis darbas, kuris atsiskleidžia tik tada, kai kažkas nepavyksta.
Pradėkite nuo vietos apžiūros. Jei dar nebuvote toje erdvėje, kur vyks šventė, būtinai apsilankykite. Patikrinkite: ar pakanka vietų visiems? Ar gera akustika? Ar yra kur prijungti jūsų techniką? Kur yra tualetai? Ar patogi prieiga žmonėms su negalia? Šie klausimai gali atrodyti smulkmeniški, bet būtent jie lemia dalyvių komfortą.
Techninė įranga – tai atskira istorija. Mano aukso taisyklė: visada turėkite planą B. Projektorius gali neveikti, internetas gali dingti, mikrofonas gali pradėti cypti. Ką darysite tokiais atvejais? Gal turite atsarginį laidą? Gal galite greitai pereiti prie kito plano be skaidrių? Prieš renginį viską išbandykite – ir ne valandą prieš, o bent dieną anksčiau, kad turėtumėte laiko išspręsti problemas.
Registracija ir dalyvių valdymas irgi svarbu. Jei tikitės daugiau nei 30 žmonių, verta turėti kokią nors registracijos sistemą. Net paprasta Google forma veikia. Taip žinosite, kiek tiksliai žmonių atvyks, galėsite jiems išsiųsti priminimus, o ir maisto užsakymas bus tikslesnis.
Šventės diena: kas vyksta už kulisų
Atėjo ta diena. Jaudinaties? Normalu. Net patyrę organizatoriai jaučia tą adrenaliną. Bet jei gerai pasirengėte, viskas turėtų vykti sklandžiai.
Atvykite bent valandą anksčiau nei dalyviai. Taip, žinau, anksti, bet reikia laiko viską patikrinti. Įsijunkite visą techniką, patikrinkite garsą, išdėliokite medžiagas, patikrinkite, ar atvežtas maistas (jei užsakėte), ar yra pakankamai kavos. Smulkmenos, bet svarbios.
Turėkite aiškų tvarkaraštį ir laikykitės jo. Jei suplanuota, kad renginys trunka dvi valandas, neištęskite jo iki trijų. Žmonės planuoja savo dieną, ir jei jūsų renginys užsitęsia, jie bus nepatenkinti, net jei turinys puikus. Geriau palikite kažką nepasakyto, bet baigkite laiku.
Paskirkit kam nors „gaisrų gesinimo” vaidmenį. Tai žmogus, kuris sprendžia netikėtas problemas – ar tai būtų techninė kliūtis, ar vėluojantis kalbėtojas, ar netikėtai atsiradęs papildomas dalyvis. Jūs, kaip pagrindinis organizatorius, turėtumėte galėti sutelkti dėmesį į bendrą vaizdą, o ne bėgioti spręsdami, kodėl nėra šaukštų kavai.
Darykite nuotraukas ir, jei įmanoma, filmuokite. Tai pravers ne tik ataskaitoms, bet ir tiems, kurie negalėjo dalyvauti. Be to, geros nuotraukos puikiai tinka vidinei komunikacijai ir socialiniams tinklams – rodo, kad jūsų įmonė gyva ir aktyviai bendrauja su darbuotojais.
Grįžtamasis ryšys: kaip sužinoti, ar pavyko
Renginys baigėsi, visi išsiskirstė, ir jūs atsidustate. Bet darbas dar nebaigtas. Dabar prasideda labai svarbi dalis – grįžtamojo ryšio rinkimas ir analizė.
Idealiu atveju, grįžtamąjį ryšį reikėtų rinkti keliais būdais. Pirma, tiesioginis – dar šventės metu ar iš karto po jos. Galite turėti paprastą anketą su keliais klausimais, kurią žmonės užpildo išeidami. Laikykite ją trumpą – 5-7 klausimai maksimum. Ilgesnę anketą galite išsiųsti el. paštu kitą dieną.
Kokie klausimai verta užduoti? Štai keletas, kurie man visada padeda:
– Kaip įvertintumėte renginį bendrai? (skalė nuo 1 iki 10)
– Ar informacija buvo aiški ir naudinga jūsų darbui?
– Kas labiausiai patiko?
– Ką pagerintumėte?
– Ar rekomenduotumėte tokius renginius kolegoms?
Bet grįžtamasis ryšys – tai ne tik anketos. Stebėkite žmonių reakcijas socialiniuose tinkluose (jei jūsų įmonė turi vidinę platformą), pasikalbėkite neformaliai su keliais dalyviais, paklauskite jų vadovų, ar pastebėjo kokių nors pokyčių po renginio.
Ir labai svarbu – neprašykite grįžtamojo ryšio, jei nesiruošiate jo naudoti. Nieko taip neerzina, kaip užpildyti anketą ir paskui niekada negirdėti, kas su tuo atsitiko. Jei žmonės davė pastabų ar pasiūlymų, parodykite, kad juos girdėjote – gal net išsiųskite trumpą santrauką, ką planuojate pagerinti kitame renginyje.
Rezultatų matavimas ir tolimesnė strategija
Dabar prie sunkiausios dalies – kaip išmatuoti, ar jūsų informacinė šventė tikrai pasiekė tikslą? Čia reikia grįžti prie to, ką apibrėžėte planavimo etape. Jei tikslas buvo pristatyti naują produktą pardavimų komandai, ar po šventės pardavimai augo? Ar komanda jaučiasi pasirengusi jį parduoti?
Rezultatų matavimas priklauso nuo šventės tikslo, bet štai keletas universalių metrikų:
Dalyvavimo rodikliai: Kiek žmonių užsiregistravo vs. kiek tikrai atėjo? Jei skirtumas didelis, gal reikia geriau komunikuoti renginio svarbą arba rinktis patogesnį laiką.
Įsitraukimo lygis: Ar žmonės užduodavo klausimus? Ar dalyvavo interaktyviose užduotyse? Ar liko iki galo? Šie dalykai rodo, ar turinys buvo įdomus ir aktualus.
Žinių pasikeitimas: Jei tai buvo mokomojo pobūdžio šventė, galite padaryti trumpą testą prieš ir po renginio. Nebūtinai formalų egzaminą – gali būti žaidybinis kvizas.
Elgesio pokyčiai: Tai ilgalaikis rodiklis. Ar po šventės žmonės pradėjo naudoti naujus įrankius? Ar pasikeitė jų darbo metodai? Čia reikia stebėti kelias savaites ar net mėnesius po renginio.
Verslo rezultatai: Jei šventė buvo susieta su konkrečiais verslo tikslais (pvz., padidinti pardavimus, sumažinti klaidų skaičių), stebėkite atitinkamus rodiklius.
Surinkę visus duomenis, padarykite išsamią ataskaitą. Ne tik sau, bet ir tiems, kurie leido jums organizuoti šventę ir skyrė biudžetą. Parodykite, kas pavyko, kas ne, ir ką išmokote. Tai padės gauti palaikymą būsimiems renginiams ir nuolat tobulinti procesą.
Ką daryti su visa šia informacija toliau
Taigi, organizavote šventę, surinkote grįžtamąjį ryšį, išmatavote rezultatus. Ir kas dabar? Svarbiausia – nenuleiskite rankų ir nepalikite visko tik kaip vienkartinio įvykio.
Viena iš didžiausių klaidų, kurią mačiau – įmonės organizuoja puikią informacinę šventę, o paskui… nieko. Jokio tęstinumo, jokio palaikymo. Po kelių savaičių žmonės jau pamiršta, kas buvo kalbėta, ir grįžta prie senų įpročių.
Sukurkite tęstinumo planą. Gal kas savaitę galite siųsti trumpą priminimą apie tai, kas buvo aptarta šventėje? Gal galite sukurti vidinę platformą, kur žmonės gali toliau diskutuoti apie iškeltas temas? Gal verta surengti mažesnį follow-up susitikimą po mėnesio, kur aptartumėte, kaip sekasi taikyti naują informaciją praktikoje?
Dokumentuokite viską. Sukurkite sau organizavimo šabloną su visais žingsniais, kontroliniais sąrašais, geriausiomis praktikomis. Kitą kartą organizuodami šventę sutaupysite masę laiko ir išvengsite tų pačių klaidų. Aš turiu Excel failą su visais detaliais dalykais – nuo to, kada siųsti kvietimus, iki to, kokius sausainius užsakyti (taip, net tai svarbu – sužinojau, kad riešutų sausainiai sukelia daugiau alerginių reakcijų nei bet kas kita).
Ir paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – švęskite sėkmę su savo komanda. Jei šventė pavyko, pripažinkite visų, kurie prisidėjo, indėlį. Jei kažkas nepavyko – mokykitės iš klaidų be kaltinimų. Informacinių švenčių organizavimas – tai įgūdis, kuris tobulėja su praktika.
Žinot, po kelių tokių renginių pradėsite jausti ritmą. Suprasite, kas jūsų įmonės kultūroje veikia, o kas ne. Gal jūsų žmonės labiau vertina neformalumą nei griežtą struktūrą? Gal jie mėgsta konkurencines užduotis? O gal labiau vertina ramias diskusijas mažose grupėse? Kiekviena įmonė kitokia, ir nėra vieno tinkamo recepto. Bet su kantrybe, dėmesiu detalėms ir tikru noru padaryti kažką prasmingo savo kolegoms, tikrai sukursite renginius, kurie ne tik perduoda informaciją, bet ir stiprina komandą bei kuria teigiamą įmonės kultūrą.