Kodėl informacinės šventės tampa vis svarbiausios
Įmonės kultūra nėra tik gražūs žodžiai ant sienos ar įrašai svetainėje. Ji gyva tiek, kiek darbuotojai jaučiasi įtraukti, informuoti ir vertinami. Informacinės šventės – tai puiki proga ne tik paminėti svarbius įmonės pasiekimus, bet ir sustiprinti komandos ryšius, perduoti strateginę informaciją neformalioje aplinkoje bei parodyti darbuotojams, kad jie yra daugiau nei tik darbo jėga.
Pastebėjau, kad daugelis įmonių organizuoja tokius renginius chaotiškai – kartais tai būna spontaniškas susibūrimas po darbo, kartais – per daug formali konferencija, kuri labiau primena paskaitas nei šventę. Tačiau gerai suplanuota informacinė šventė gali tapti tikru įmonės gyvenimo akcentu, kurio darbuotojai lauks ir apie kurį kalbės dar ilgai.
Tokių renginių vertė ypač išaugo nuotolinio darbo eroje. Kai komandos nariai dirba iš skirtingų vietų, fizinis susitikimas tampa dar reikšmingesnis. Tai galimybė pažvelgti kolegoms į akis, pajusti bendrystės jausmą ir išgirsti informaciją tiesiogiai iš vadovų lūpų, o ne per dar vieną „Zoom” skambutį.
Tikslų nustatymas: ką iš tiesų norite pasiekti
Prieš pradedant planuoti bet kokį renginį, būtina atsakyti į paprastą klausimą: ko siekiame? Skamba akivaizdžiai, bet praktikoje daugelis organizatorių praleidžia šį žingsnį ir iškart šoka prie logistikos. Rezultatas – graži šventė, bet neaišku, ar ji pasiekė kokį nors tikslą.
Informacinės šventės tikslai gali būti įvairūs. Galbūt norite pristatyti naują strateginę kryptį ir įkvėpti darbuotojus ją įgyvendinti. O gal siekiate pagerinti skirtingų skyrių bendradarbiavimą, kuris pastaruoju metu strigo. Arba tiesiog norite padėkoti komandai už sunkų ketvirtį ir leisti žmonėms atsipalaiduoti.
Kiekvienas iš šių tikslų reikalauja skirtingo požiūrio. Strateginei informacijai perteikti reikės aiškių prezentacijų ir diskusijų laiko. Komandos stiprinimui – interaktyvių veiklų ir neformaliojo bendravimo erdvės. Padėkai – nuoširdžių kalbų ir pripažinimo momentų.
Geras būdas – suformuluoti 2-3 pagrindinius tikslus ir juos užrašyti. Tada kiekvieną planavimo sprendimą vertinti per šių tikslų prizmę: ar tai padės mums juos pasiekti? Jei ne – galbūt tai nereikalingas elementas.
Planavimo etapas: detalės, kurios lemia sėkmę
Kai tikslai aiškūs, prasideda tikrasis darbas. Planavimas – tai ne tik datos ir vietos pasirinkimas. Tai sudėtingas procesas, kuriame reikia suderinti daugybę aspektų.
Laikas ir trukmė – vienas pirmųjų sprendimų. Darbo dieną ar savaitgalį? Pusė dienos ar visa diena? Čia nėra teisingo atsakymo, bet yra svarbių niuansų. Darbo dieną organizuojamas renginys parodo, kad įmonė vertina darbuotojų laiką ir moka už jų dalyvavimą. Tačiau savaitgalio renginys gali būti labiau atsipalaidavęs ir šeimyniškas, ypač jei kviečiamos šeimos.
Dėl trukmės – geriau trumpiau, bet kokybiškai. Trijų valandų intensyvus, gerai suplanuotas renginys pranoksta visą dieną trunkančią maratoną, kurio pabaigoje visi tik skaičiuoja minutes iki išėjimo. Žmonės turi ribotą dėmesio koncentraciją, ypač kai kalbama apie darbo tematiką.
Vietos pasirinkimas irgi turi didelę reikšmę. Įmonės patalpos – saugus pasirinkimas, bet gali trūkti šventės atmosferos. Išorės erdvė – konferencijų centras, restoranas ar net gamtoje – sukuria kitokį nuotaiką ir padeda žmonėms išeiti iš įprastos darbo rutinos. Tačiau tai reikalauja didesnio biudžeto ir logistikos.
Biudžeto planavimas dažnai tampa skausmingu klausimu. Kiek tikrai reikia išleisti? Atsakymas priklauso nuo įmonės dydžio ir finansinių galimybių, bet svarbu nepamiršti, kad investicija į darbuotojų įsitraukimą atsipirksta. Geriau surengti vieną kokybišką renginį per metus nei kelis vidutiniškus.
Į biudžetą įtraukite: vietos nuomą, maistą ir gėrimus, techninę įrangą, galimus pranešėjus ar vedėjus, dekoracijas, transportą (jei reikia), ir visada palikite 10-15% rezervą nenumatytiems dalykams.
Programos kūrimas: balansas tarp informacijos ir pramogų
Čia slypi didžiausias iššūkis – kaip suderinti „informacinę” ir „šventę”? Per daug informacijos – žmonės nuobodžiauja ir atjungia smegenis. Per daug pramogų – renginys netenka prasmės ir tampa tik dar vienu vakarėliu.
Aukso taisyklė: 60% laiko skirkite informacijai, 40% – socialiniam bendravimui ir pramogoms. Bet net tą informacinę dalį galima pateikti įdomiai.
Informacinė dalis turėtų būti dinamiška. Vietoj vienos valandos trunkančios vadovo kalbos, geriau suskaidyti į kelias trumpesnes dalis su skirtingais pranešėjais. Žmonės geriau suvokia informaciją, kai ji pateikiama įvairiais formatais: trumpa prezentacija, vaizdo įrašas, diskusija, Q&A sesija.
Labai veiksminga – įtraukti įvairių lygių darbuotojus į programą. Tegul ne tik vadovai kalba, bet ir skyrių atstovai, projektų lyderiai, net nauji darbuotojai gali pasidalinti savo įspūdžiais. Tai sukuria įtraukties jausmą ir rodo, kad kiekvieno balsas svarbus.
Interaktyvūs elementai gali būti tikras renginių gelbėtojas. Gyvi balsavimai per telefonus, grupinės diskusijos prie stalų, brainstorming sesijos – visa tai padeda žmonėms ne tik klausytis, bet ir dalyvauti. Pavyzdžiui, galite paprašyti komandų per 15 minučių sugalvoti idėjų, kaip pagerinti tam tikrą procesą, ir tada pristatyti jas visiems.
Pramoginė dalis neturėtų būti atskirta nuo visos programos. Geriau, kai ji natūraliai persipina su informacine dalimi. Pavyzdžiui, po svarbios prezentacijos – kavos pertrauka su užkandžiais, kur žmonės gali aptarti išgirstą. Po kitos dalies – komandinis žaidimas, susijęs su įmonės veikla.
Maistas – svarbesnis nei galvojate. Alkani žmonės negali susikoncentruoti, o geras maistas sukuria teigiamą nuotaiką. Jei renginys trunka ilgiau nei dvi valandas, būtinai planuokite maisto pertrauką. Ir prašau, ne tik sausainius su kava – tikras maistas rodo pagarbą dalyviams.
Komunikacija prieš renginį: kaip užtikrinti dalyvavimą
Galite suplanuoti puikiausią renginį pasaulyje, bet jei žmonės neateis arba ateis nežinodami, ko tikėtis, rezultatas bus prastas. Komunikacija prieš renginį yra ne mažiau svarbi nei pats renginys.
Pradėkite anksti – bent mėnesį prieš. Pirmasis pranešimas turėtų būti intriguojantis, bet informatyvus: data, laikas, vieta, bendra tema. Pabrėžkite, kodėl verta dalyvauti – ne tik „privaloma”, bet kokią naudą ar malonumą gaus dalyviai.
Kelios savaitės prieš renginį – priminimas su daugiau detalių: programa, specialūs svečiai, ko reikia pasiruošti (jei reikia). Jei renginys vyksta ne įmonės patalpose, pridėkite aiškias kelionės instrukcijas, parkavimo informaciją.
Savaitę prieš – galutinis priminimas ir praktinė informacija: drabužių kodas (jei yra), registracijos laikas, kontaktai neatidėliotinais atvejais. Taip pat geras momentas priminti apie dalyvavimo svarbą ir pakartoti pagrindinius renginių akcentus.
Naudokite kelis komunikacijos kanalus: el. paštą, vidinę komunikacijos platformą, net fizines skrajutes biure. Skirtingi žmonės seka skirtingus kanalus, todėl svarbu pasiekti visus.
Dalyvavimo skatinimas – jei pastebite, kad registracija vangoka, nebijokite tiesiogiai paklausti žmonių, kas juos stabdo. Galbūt yra logistikos problemų, kurias galite išspręsti (pvz., organizuoti bendrą transportą). Arba žmonės tiesiog nesupranta renginių vertės – tada reikia geriau komunikuoti.
Renginio diena: vykdymas ir improvizacija
Atėjo didžioji diena. Nepaisant to, kaip kruopščiai planavote, kažkas tikrai nueis ne pagal planą. Tai normalu. Svarbu ne išvengti problemų, o mokėti į jas reaguoti.
Ankstyvasis pasiruošimas – atvykite į vietą bent valanda anksčiau nei dalyviai. Patikrinkite viską: garso sistemą, projektoriaus veikimą, stalų išdėstymą, maisto pristatymą. Geriau atrasti problemą dabar nei per renginį.
Turėkite aiškų komandos pasiskirstymą: kas sutinka dalyvius, kas atsakingas už techniką, kas koordinuoja maistą, kas seka laiką. Vienas žmogus negali būti visur, todėl delegavimas kritiškai svarbus.
Registracija ir pasisveikinimas – pirmieji įspūdžiai labai svarbūs. Šiltas sutikimas, aiški navigacija (jei erdvė didelė), galbūt pavadinimų kortelės ar registracijos dovanos sukuria teigiamą nuotaiką nuo pat pradžių.
Laiko valdymas – vienas didžiausių iššūkių. Programos dažnai vėluoja, nes kalbėtojai viršija laiką arba diskusijos užsitęsia. Turėkite aiškų laiko prižiūrėtoją, kuris švelniai, bet tvirtai primintų apie laiką. Geriau praleisti mažiau svarbų elementą nei leisti visam renginiui vėluoti.
Tačiau būkite pasiruošę improvizuoti. Jei matote, kad dalyviai labai įsitraukę į diskusiją, galbūt verta skirti tam daugiau laiko ir sutrumpinti kitą dalį. Jei priešingai – jaučiate, kad dėmesys slysta, geriau pagreitinti tempą ar pereiti prie interaktyvesnės dalies.
Atmosferos kūrimas – atkreipkite dėmesį į smulkmenas. Muzika pertraukų metu, tinkamas apšvietimas, patogus kambarių temperatūra – visa tai veikia bendrą įspūdį. Jei žmonės šąla ar kaista, jiems sunku susikoncentruoti.
Energijos palaikymas – ilgų renginių metu energija natūraliai krenta. Čia gali padėti trumpos fizinės pertraukos, energizuojantys pratimai, netikėti elementai programoje. Kai kurios įmonės naudoja „energijos stebėtoją” – asmenį, kuris stebi dalyvių nuotaiką ir siūlo koreguoti programą pagal poreikį.
Įtraukimas ir dalyvavimas: kaip išvengti pasyvių stebėtojų
Didžiausia klaida, kurią mačiau informacinėse šventėse – dalyviai tampa pasyviais klausytojais. Jie sėdi, klauso (ar daro veidą, kad klauso), ir laukia, kada galės išeiti. Tai ne šventė – tai paskaita.
Tikras įtraukimas prasideda nuo programos dizaino. Jau minėjau interaktyvius elementus, bet eime giliau. Žmonės įsitraukia, kai jaučia, kad jų nuomonė svarbi, kai gali prisidėti, kai mato tiesioginį ryšį tarp renginių ir savo darbo.
Grupinės diskusijos – padalinkite dalyvius į mažesnes grupes (5-7 žmonės) ir duokite jiems konkrečią užduotį ar klausimą aptarti. Svarbu, kad grupės būtų mišrios – skirtingi skyriai, lygiai, patirtys. Tai ne tik skatina dalyvavimą, bet ir kuria ryšius tarp žmonių, kurie įprastai nedirba kartu.
Q&A sesijos – bet ne tos nuobodžios, kur visi tyli ir laukia, kada kas nors išdrįs paklausti. Naudokite anoniminius klausimų pateikimo būdus (pvz., per aplikacijas), leiskite žmonėms balsuoti už įdomiausius klausimus. Arba iš anksto surinkite klausimus ir paruoškite atsakymus.
Pripažinimas ir šventimas – jei yra pasiekimų, kuriuos norite paminėti, darykite tai viešai ir nuoširdžiai. Bet ne tik aukščiausio lygio pasiekimai – pripažinkite įvairių lygių indėlius. Galbūt kas nors išsprendė sudėtingą techninę problemą, kas nors padėjo naujam darbuotojui adaptuotis, kas nors išlaikė pozityvumą sunkiu laikotarpiu.
Tik būkite atsargūs su konkurenciniais elementais. Komandinis žaidimas gali būti linksmas, bet jei jis sukuria per didelę įtampą ar išryškina hierarchijas, gali pakenkti, o ne padėti.
Po renginio: grįžtamasis ryšys ir rezultatų matavimas
Renginys baigėsi, visi išsiskirstė su šypsenomis – puiku! Bet darbas dar nesibaigė. Dabar prasideda galbūt svarbiausia dalis: suprasti, ar renginys pasiekė savo tikslus ir ką galima pagerinti kitą kartą.
Grįžtamojo ryšio rinkimas turėtų būti greitas ir paprastas. Ilgos apklausos su 30 klausimų niekas nepildys. Geriau 5-7 tikslūs klausimai:
– Kaip įvertintumėte renginį bendrai? (skalė 1-10)
– Kas labiausiai patiko?
– Ką reikėtų pagerinti?
– Ar gavote naudingos informacijos?
– Ar jaučiatės labiau įsitraukęs į įmonės gyvenimą?
– Ar rekomenduotumėte tokius renginius kolegoms?
– Kitos pastabos ar pasiūlymai
Išsiųskite apklausą per 24 valandas po renginio, kol įspūdžiai dar švieži. Ir būtinai pasidalinkite rezultatais su komanda – tai parodo, kad vertinate jų nuomonę.
Kiekybiniai rodikliai taip pat svarbūs:
– Dalyvavimo procentas (kiek iš pakviestuųjų dalyvavo)
– Įsitraukimo lygis (kiek žmonių dalyvavo diskusijose, užduodavo klausimus)
– Socialinių tinklų aktyvumas (jei skatinote dalintis)
– Informacijos išlaikymas (galbūt trumpas testas po savaitės apie pagrindinius pranešimus)
Kokybiniai rodikliai – šiek tiek sunkiau išmatuojami, bet ne mažiau svarbūs:
– Atmosfera ir nuotaika renginio metu
– Pokalbių kokybė ir gylis
– Tarpskyrių sąveika
– Vadovų prieinamumas ir bendravimas su darbuotojais
– Bendras energijos lygis
Ilgalaikis poveikis – tikrasis renginių sėkmės matas atsiskleidžia per savaites ir mėnesius po jo. Ar žmonės tapo aktyvesni? Ar pagerėjo bendradarbiavimas? Ar strateginiai pranešimai buvo suprasti ir įgyvendinami? Ar padidėjo darbuotojų pasitenkinimas?
Stebėkite šiuos rodiklius ir ieškokite ryšių su renginiu. Žinoma, ne viskas priskiriama vienam renginiui, bet tendencijos gali būti matomos.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Organizuoti tikrai gerą informacinę šventę nėra paprasta. Tai reikalauja laiko, pastangų, dėmesio detalėms ir gebėjimo subalansuoti daugybę aspektų. Bet kai viskas susideda – kai matote žmonių akis švytint diskusijų metu, kai girdite juokus ir gyvus pokalbius, kai jaučiate, kad komanda tikrai jaučiasi kaip komanda – suprantate, kad tai verta.
Svarbiausia pamoka, kurią išmokau per daugelį tokių renginių: autentiškumas nugali tobulumą. Galite turėti ne pačią brangiausią vietą, ne pačią profesionaliausią techniką, ne pačius įspūdingiausius pranešėjus – bet jei žmonės jaučia, kad renginys tikras, nuoširdus ir orientuotas į juos, jie tai įvertins.
Nepamirškite, kad informacinė šventė – tai ne vienkartinis įvykis, o dalis didesnės darbuotojų įtraukimo strategijos. Vienas puikus renginys per metus nekompensuos prasto kasdienio bendravimo. Bet reguliarūs, gerai organizuoti susitikimai gali stiprinti ir palaikyti teigiamą įmonės kultūrą.
Pradėkite nuo aiškių tikslų, planuokite kruopščiai, bet palikite vietos spontaniškumui, įtraukite žmones į procesą, klausykite jų grįžtamojo ryšio ir nuolat tobulėkite. Kiekvienas renginys – tai mokymosi galimybė. Kas veikė? Kas ne? Ką darysite kitaip kitą kartą?
Ir galiausiai – nebijokite eksperimentuoti. Galbūt jūsų įmonei tiks netradiciniai formatai: išvyka į gamtą su strateginėmis diskusijomis, savanorystės diena su refleksijomis apie įmonės vertybes, ar net virtualus renginys su interaktyviomis technologijomis. Svarbu ne formatas, o tai, kad jis atitiktų jūsų komandos poreikius ir įmonės kultūrą.
Informacinės šventės – tai investicija į žmones, kurie kuria jūsų įmonės sėkmę. Ir kaip bet kuri gera investicija, ji atsiperkama: didesniu įsitraukimu, geresniu bendradarbiavimu, aiškesne komunikacija ir stipresne komanda. Tai ne išlaidos – tai vertybių kūrimas.