Kodėl informacinės šventės tampa vis sudėtingesnės
Organizuojant informacinę šventę šiandien susiduri su visai kitokiais iššūkiais nei prieš dešimtmetį. Žmonės tapo reiklesni, jų dėmesys – trumpesnis, o konkurencija dėl dalyvių laiko – intensyvesnė. Nebepakanka tiesiog nusamdyti salės, pakviesti keletą pranešėjų ir tikėtis, kad žmonės ateis.
Informacinė šventė – tai ne konferencija tradicine prasme, bet ir ne paprastas susitikimas. Tai renginys, kurio tikslas perteikti konkrečią žinią, pristatyti naujoves, edukuoti auditoriją arba formuoti nuomonę tam tikru klausimu. Gali būti produkto pristatymas, pramonės pokyčių aptarimas, bendruomenės švietimas apie svarbią temą ar net organizacijos metinė apžvalga.
Problema ta, kad daugelis organizatorių vis dar mąsto senais šablonais. Jie sutelkia dėmesį į techninius aspektus – vietą, įrangą, maistą – bet pamiršta, kad šiuolaikinis dalyvis ieško patirties, ne tik informacijos. Jis gali tą pačią informaciją gauti internete per penkias minutes. Todėl jūsų šventė turi siūlyti kažką daugiau.
Koncepcijos kūrimas: kas iš tikrųjų svarbu
Prieš pradedant bet kokį planavimą, reikia atsakyti į kelis fundamentalius klausimus. Ne tik „ką norime pasakyti”, bet ir „kodėl žmonės turėtų ateiti”, „ką jie išsinešs iš šio renginio” ir „kaip jie jaušis po jo”. Šie klausimai skamba abstrakčiai, bet jie formuoja viską – nuo vietos pasirinkimo iki pranešėjų tono.
Viena įmonė, su kuria teko dirbti, organizavo kasmetinę technologijų šventę. Pirmaisiais metais jie sutelkė dėmesį į tai, ką jie nori pasakyti – kokios jų technologijos puikios, kokie produktai nauji. Šventė buvo korektiškai suorganizuota, bet žmonės išėjo abejingi. Antraisiais metais jie pakeitė požiūrį: pradėjo nuo klausimo „kokias problemas sprendžia mūsų dalyviai savo darbe„. Visa koncepcija pasikeitė – vietoj produktų pristatymo tapo problemų sprendimo sesijomis, vietoj monologų – diskusijomis. Dalyvių skaičius išaugo 40 procentų.
Koncepcija turi būti pakankamai konkreti, kad galėtumėte ją paaiškinti vienu sakiniu. Jei jums reikia pastraipos, kad aprašytumėte, ką darote – koncepcija per miglota. „Šventė apie skaitmeninę transformaciją” yra per platu. „Kaip vidutinio dydžio gamybos įmonės gali pradėti automatizaciją su ribotu biudžetu” – štai tai konkretu.
Auditorijos supratimas ir segmentavimas
Dažnai organizatoriai mąsto apie auditoriją kaip apie vieną masę. Realybėje jūsų renginyje gali būti kelios visai skirtingos grupės su skirtingais poreikiais. IT vadovas ateis su kitais lūkesčiais nei programuotojas, nors abu dirba toje pačioje srityje. Verslo savininkas ieškos kitokios informacijos nei samdomos įmonės vadybininkas.
Praktiškai tai reiškia, kad jums reikia sukurti dalyvių personas. Ne abstrakčias, o labai konkrečias. Pavyzdžiui: „Rūta, 38 metų, marketingo vadovė vidutinėje įmonėje, dirba su mažu biudžetu, turi spręsti kaip pasiekti jaunesnius klientus, skeptiška naujų technologijų atžvilgiu, bet nori mokytis”. Tokia persona padeda priimti sprendimus: ar Rūta supras technologinį žargoną? Ar jai įdomu klausytis teorinių diskusijų? Kokiu paros metu jai patogiau dalyvauti?
Kai turite 3-4 tokias personas, galite pradėti segmentuoti programą. Galbūt reikia kelių lygiagrečių sesijų skirtingiems lygiams? Arba aiškiai pažymėti, kurios sesijos skirtos pradedantiesiems, o kurios – pažengusiems? Kai kurie organizatoriai bijo segmentavimo, manydami, kad tai suskaldys auditoriją. Priešingai – tai parodo, kad suprantate dalyvių įvairovę ir gerbiате jų laiką.
Logistika, kuri netrukdo, o padeda
Logistika nėra tikslas savaime, bet ji gali sugriauti net geriausią koncepciją. Teko matyti puikiai suplanuotą šventę, kur dalyviai negalėjo susitelkti į turinį, nes salė buvo per karšta, garso sistema cypė, o registracija užtruko pusvalandį.
Vietos pasirinkimas turi atitikti ne tik dalyvių skaičių, bet ir renginio dvasią. Formali konferencijų salė gali būti per daug oficialu inovatyviam startupų renginiui. Moderni loft erdvė gali būti per daug neįpareigojanti rimtai profesionaliai diskusijai. Vieta perduoda žinią dar prieš prasidedant programai.
Technologiniai sprendimai šiandien yra kritiniai. Hibridiniai renginiai – kai dalis dalyvių dalyvauja nuotoliniu būdu – tapo norma, ne išimtimi. Bet daugelis organizatorių traktuoja nuotolinius dalyvius kaip antrarūšius: jie gauna tik transliacijos linkus, be jokios interakcijos galimybės. Tai klaida. Jei jau darot hibridinį formatą, reikia investuoti į platformas, kurios leidžia nuotoliniams dalyviams užduoti klausimus, dalyvauti apklausose, net tarpusavyje bendrauti.
Registracijos procesas turi būti sklandus. Žmonės neturėtų stovėti eilėje ilgiau nei 2-3 minutes. QR kodai, išankstinis registracijos patvirtinimas, aiškūs nurodymai – tai ne smulkmenos, tai pagarbos dalyvių laikui demonstravimas. Vienas paprastas sprendimas: siųskite dalyvių ženkliukus paštu prieš renginį tiems, kurie registravosi anksčiau. Jie ateina ir iš karto eina į salę.
Programos kūrimas: tarp struktūros ir lankstumo
Programa turi turėti aiškią logiką, bet ne būti per daug suvaržyta. Klasikinė klaida – prikimšti kiekvieną minutę pranešimais ir prezentacijomis. Žmonės negali absorbuoti informacijos be pertraukų. Jų smegenims reikia laiko apdoroti išgirstą, o socialinė sąveika dažnai būna vertingesnė už formalią programą.
Gera taisyklė: 45 minutės turinio, 15 minučių pertrauka. Ne trumpesnės pertraukos – žmonės spėja tik nubėgti į tualetą, bet ne susipažinti ar aptarti išgirstą. Ilgesnės pertraukos gali atrodyti kaip laiko švaistymas, bet jos faktiškai didina renginio vertę. Būtent per pertraukas vyksta spontaniški pokalbiai, kurie veda į bendradarbiavimą ar naujus projektus.
Pranešėjų atranka – atskiras menas. Ekspertizė svarbi, bet nepakankama. Žmogus gali būti didžiausias savo srities specialistas, bet jei jis negeba perteikti minčių įdomiai – auditorija praras susidomėjimą per penkias minutes. Visada prašykite pavyzdinių įrašų. Jei pranešėjas nenori jų pateikti arba jų neturi – tai raudonas signalas.
Interaktyvumas turi būti integruotas, ne prilipdytas. „Dabar turėsime interaktyvią sesiją” – toks paskelbimas dažnai sukelia nerimą, ypač lietuviškoje auditorijoje, kur žmonės nenoriai dalyvauja aktyviai. Geriau integruoti interaktyvumą natūraliai: apklausos, kurių rezultatai rodomi realiuoju laiku, trumpi diskusijų taškai poromis (kur žmonės jaučiasi saugiau nei viešai kalbėdami), praktiniai pavyzdžiai, kuriuos dalyviai gali išbandyti savo įrenginiuose.
Komunikacija prieš, per ir po renginio
Daugelis organizatorių sutelkia 90 procentų komunikacijos pastangų į renginio reklamavimą prieš jį. Pats renginys vyksta, ir tada… tyla. Tai prarasta galimybė.
Komunikacija prieš renginį turi kurti lūkesčius ir pasiruošimą. Siųskite ne tik logistinę informaciją („kur atvykti, kada pradžia”), bet ir turinio užuominas. Pristatykite pranešėjus ne tik biografijomis, bet ir konkrečiomis temomis, kurias jie nagrinės. Pasidalinkite klausimais, kurie bus keliami – tai padeda dalyviams pradėti mąstyti apie temas iš anksto.
Per renginį komunikacija vyksta ne tik scenoje. Socialiniai tinklai, renginio aplikacijos, net paprasti ekranai su atnaujinimais – visa tai kuria papildomą komunikacijos sluoksnį. Bet čia svarbu nerasti balanso tarp informavimo ir triukšmo. Jei kas penkias minutes siunčiate pranešimus į dalyvių telefonus – tai erzina, ne padeda.
Po renginio komunikacija dažnai visai apleidžiama. Standartinis „ačiū už dalyvavimą” laiškas su nuotraukų galerija – tai minimum. Bet galite daug daugiau: išsiųskite pagrindinius įžvalgų punktus iš kiekvienos sesijos, pasidalinkite papildoma medžiaga, kurią minėjo pranešėjai, pasiūlykite tęstinį mokymąsi per webinarus ar straipsnius. Kai kurie organizatoriai kuria uždarus dalyvių bendruomenės forumus, kur diskusijos gali tęstis mėnesius po renginio.
Matuojami rezultatai ir tikroji sėkmė
Kaip žinoti, ar jūsų šventė buvo sėkminga? Daugelis organizatorių matuoja tik dalyvių skaičių. Tai svarbu, bet nepakankamai. Galite turėti pilną salę žmonių, kurie išėjo nepatenkinti arba nieko neišmoko.
Reikia nustatyti konkrečius, matuojamus tikslus dar prieš renginį. Jei tikslas – edukacija, kaip matuosite, ar žmonės išmoko? Galbūt trumpa apklausa prieš ir po renginio? Jei tikslas – tinklaveimasis, kaip matuosite, ar žmonės užmezgė ryšius? Galbūt stebėsite, kiek kontaktų buvo apsikeista per renginio aplikaciją?
Net Promoter Score (NPS) metodika puikiai tinka renginiams. Vienas paprastas klausimas: „Kokiu tikimybę rekomenduotumėte šį renginį kolegai, skalėje nuo 0 iki 10?” Tai duoda greitą, bet informatyvų sėkmės matą. Bet dar svarbiau – paklauskite „kodėl?”. Atsakymai į šį klausimą duoda konkrečių įžvalgų, ką tobulinti.
Stebėkite ir netiesiogines metrikas: kiek žmonių pasidalino renginio turiniu socialiniuose tinkluose? Kiek užsiregistravo į jūsų naujienlaiškį po renginio? Kiek užpildė grįžtamojo ryšio formas (ir koks užpildymo procentas)? Šie skaičiai parodo tikrąjį įsitraukimą, ne tik fizinį dalyvavimą.
Kai planai susiduria su realybe: adaptyvumas veiksme
Nesvarbu, kaip kruopščiai planuotumėte, kažkas nutiks ne pagal planą. Pranešėjas vėluos, technika suges, dalyvių ateis mažiau arba daugiau nei tikėjotės. Skirtumas tarp vidutinio ir puikaus renginio – ne tai, kad problemos neįvyksta, bet kaip į jas reaguojama.
Turėkite atsarginius planus pagrindiniams elementams. Kas nutiks, jei pagrindinis pranešėjas negalės atvykti? Ar turite atsarginį pranešėją ar bent turinį, kuris gali užpildyti tą vietą? Kas nutiks, jei interneto ryšys nutrūks? Ar turite mobilųjį hotspot kaip atsarginį variantą? Kas nutiks, jei salė bus per maža arba per didelė? Ar galite greitai pertvarkyti erdvę?
Komandos vaidmuo čia kritinis. Visi komandos nariai turi žinoti ne tik savo užduotis, bet ir bendrą planą. Kai kyla problema, bet kas turi galėti žengti į priekį ir ją spręsti, nelaukdami instrukcijų iš pagrindinio organizatoriaus. Tai reikalauja išankstinio apmokymo ir aiškios komunikacijos protokolų.
Vienas efektyvus metodas – turėti „komandos centrą”, fizinę ar virtualią vietą, kur visi organizatoriai gali greitai komunikuoti. Tai gali būti paprasta WhatsApp grupė arba specialios renginio valdymo programos. Svarbu, kad informacija apie problemas ir sprendimus pasiektų visus greitai.
Dalyviai dažnai net nepastebi problemų, jei jos sprendžiamos greitai ir profesionaliai. Bet jie tikrai pastebės, jei organizatoriai panikuoja ar atrodo nesusigaudantys. Ramybė ir pasitikėjimas – tai ne tik vidinė būsena, bet ir išorinė žinia dalyviams, kad viskas kontroliuojama.
Kūrybiškumas kaip diferenciacijos įrankis, ne papuošalas
Informacinės šventės gali būti nuobodžios, jei laikotės standartinės formulės. Bet kūrybiškumas nereiškia keistumo dėl keistumo. Kiekvienas kūrybiškas elementas turi tarnauti tikslui – geriau perteikti žinią, sustiprinti įsitraukimą ar padaryti patirtį įsimintinesnę.
Vienas renginys, kurį teko stebėti, vietoj standartinių pranešimų panaudojo „žinių stotis” formatą. Auditorija buvo padalinta į grupes, ir kiekviena grupė rotavo tarp skirtingų stočių, kur ekspertai pristatė konkrečias temas 15 minučių formatu. Tai leido dalyviams gauti įvairesnę informaciją ir išlaikė energijos lygį aukštą, nes žmonės nuolat judėjo ir keitė aplinką.
Kitas pavyzdys – naudoti nestandartines vietas. Vietoj konferencijų salės, technologijų įmonė surengė šventę gamykloje, kur jų produktai buvo gaminami. Dalyviai galėjo matyti procesą realiuoju laiku, tai padarė informaciją daug konkretesnę ir įsimintinesnę.
Vizualinė komunikacija dažnai neįvertinama. Žmonės įsimena vaizdus geriau nei žodžius. Investicija į gerą grafinį dizainą – nuo kvietimų iki skaidrių šablonų, nuo nuorodų ženklų iki socialinių tinklų grafikų – tai ne prabanga, bet būtinybė. Bet dizainas turi būti nuoseklus ir atitikti renginio dvasią, ne tik būti „gražus”.
Gamifikacija gali veikti, jei daroma subtiliai. Taškai už dalyvavimą sesijose, prizai už aktyvumą, iššūkiai, kurie skatina tyrinėti renginio erdvę – tai gali padidinti įsitraukimą. Bet jei gamifikacija jaučiasi priverstinė ar vaikiškai, ji gali atstumti rimtesnę auditoriją.
Kada viskas susideda: integruota patirtis kaip galutinis tikslas
Geriausios informacinės šventės nejaučiasi kaip atskiri elementai, sukrauti krūvon. Jos jaučiasi kaip vientisa patirtis, kur kiekvienas aspektas sustiprina kitą. Vieta atitinka žinią, pranešėjai kalba vieninga kalba, logistika tarnauja turiniui, komunikacija kuria tęstinumą.
Tai pasiekti reikia mąstyti apie dalyvio kelionę nuo pat pradžių. Kaip jis sužino apie renginį? Kas jį įtikina užsiregistruoti? Ką jis jaučia gavęs patvirtinimo laišką? Kaip jaučiasi atvykęs į vietą? Kas vyksta per pirmąsias penkias minutes? Kaip jis navigiuoja per programą? Su kuo jis bendrauja pertraukų metu? Ką jis išsinešą pabaigoje? Ką jis daro kitą dieną?
Kiekvienas šių taškų – galimybė sukurti vertę arba ją prarasti. Kai pradedi mąstyti šitaip, smulkmenos tampa strateginiais sprendimais. Pavyzdžiui, pirmųjų penkių minučių patirtis nustato toną visam renginiui. Jei žmogus ateina ir jaučiasi pasimetęs, nežino kur eiti, nemato pažįstamų veidų – jis pradeda renginį su negatyviu nusiteikimu. Bet jei jis iš karto pasitinkamas, nukreipiamas, galbūt supažindinamas su kitu dalyviu panašių interesų – jis pradeda pozityviai.
Technologija čia gali padėti, bet ji neturi dominuoti. Renginio aplikacija, kuri leidžia matyti programą, žymėtis įdomias sesijas, matyti kitų dalyvių profilius (jei jie sutinka dalintis) – tai naudinga. Bet jei aplikacija per daug sudėtinga arba reikalauja per daug laiko ją išmokti naudoti – ji tampa kliūtimi, ne pagalba.
Žmogiškasis elementas lieka svarbiausias. Jokia technologija negali pakeisti tikro pokalbio, tikros sąveikos, tikro susidomėjimo. Organizatoriai, kurie tai supranta, investuoja į žmones – į komandą, kuri ne tik atlieka užduotis, bet ir kuria atmosferą. Į savanorių mokymą, kad jie būtų ne tik informacijos šaltiniai, bet ir svetingumo ambasadoriai. Į pranešėjų pasirengimą, kad jie suprastų auditoriją ir galėtų prisitaikyti realiuoju laiku.
Sėkminga informacinė šventė palieka pėdsaką. Dalyviai išeina ne tik su informacija, bet ir su įkvėpimu, naujais kontaktais, praktiniais įrankiais, kuriuos gali pritaikyti. Jie kalba apie renginį su kolegomis, rekomenduoja jį kitiems, laukia kito. Tai pasiekti nėra paprasta ir reikalauja daug pastangų, bet kai tai pavyksta – skirtumas akivaizdus. Organizavimas tampa ne tik logistikos pratybomis, bet kūrybiniu procesu, kuris jungia strategiją, empatiją ir dėmesį detalėms į vieną patirtį, kuri tikrai veikia.