Kodėl informacinės šventės reikalauja kitokio požiūrio
Informacinės šventės – tai renginiai, kurių pagrindinis tikslas ne tik pramogos, bet ir žinių perdavimas, įkvėpimas ar bendruomenės telkimas aplink konkrečią temą. Gali būti, kad organizuojate konferenciją, mokymus, produkto pristatymą ar edukacinį festivalį. Tokių renginių organizavimas skiriasi nuo įprastų švenčių tuo, kad čia turite subalansuoti turinį su patirtimi – žmonės turi ne tik išgirsti naudingos informacijos, bet ir jaustis įtraukti, motyvuoti.
Dažnai matau, kaip organizatoriai įsivaizduoja, kad pakanka surinkti kelis kalbėtojus, nuomoti salę ir išsiųsti kvietimus. Realybė visai kitokia. Informacinė šventė yra tarsi sudėtingas mechanizmas, kuriame kiekviena detalė turi veikti sklandžiai. Jei dalyviai jaučiasi nuobodžiai, jei technika neveikia, jei nėra aiškios struktūros – visas jūsų triūsas nueis veltui.
Tad kaip sukurti renginį, kuris būtų ne tik informatyvus, bet ir įsimintinas? Pradėkime nuo pat pradžių.
Planavimo etapas: fundamentas, ant kurio statoma viskas
Pirmas žingsnis – aiškiai apibrėžti tikslą. Skamba paprasta, bet daugelis šį punktą praleidžia arba atlieka paviršutiniškai. Klauskite savęs: ko norite pasiekti šiuo renginiu? Ar norite, kad žmonės įgytų konkrečių įgūdžių? Ar siekiate pristatyti naują produktą? O gal tiesiog norite suburti bendruomenę ir paskatinti dialogą?
Kai turite aiškų tikslą, galite pradėti kurti programą. Čia svarbu mąstyti apie savo auditoriją. Kas tie žmonės? Kokio lygio žinias jie jau turi? Ko tikisi? Pavyzdžiui, jei organizuojate IT konferenciją pradedantiesiems, nereikėtų kviesti kalbėtojų, kurie nardys į labai techninius dalykus. Atvirkščiai – jei jūsų auditorija susideda iš profesionalų, paviršutiniškos temos juos tik nuvils.
Biudžeto planavimas – dar viena kritinė dalis. Būkite realistai. Suskaičiuokite visas galimas išlaidas: salės nuoma, techninė įranga, kalbėtojų honorarai (jei tokie bus), maistas, reklama, spaudiniai, netikėtos išlaidos. Visada palikite bent 10-15% biudžeto rezervui – kažkas tikrai nutiks neplanuoto.
Data ir vieta. Gali atrodyti, kad tai smulkmenos, bet pasirinkus netinkamą datą ar vietą, galite prarasti pusę potencialių dalyvių. Tikrinkite, ar jūsų renginys nesutampa su dideliais švenčių ar kitais svarbiais įvykiais jūsų srityje. Vieta turi būti lengvai pasiekiama, turėti pakankamą infrastruktūrą ir atitikti jūsų renginio dvasią.
Turinys – širdis, kuri turi plakti teisingai
Programos sudarymas yra menas. Per daug informacijos – žmonės pavargs ir atjungs dėmesį. Per mažai – jausis apvilti. Auksinis standartas – 45-60 minučių prezentacijos ar diskusijos, po to 10-15 minučių pertrauka. Žmonėms reikia laiko informacijai įsisavinti, pasikalbėti, pailsėti.
Kalbėtojų atranka – čia neskubėkite. Ieškokite ne tik ekspertų savo srityje, bet ir žmonių, kurie moka pasakoti. Geriausias specialistas gali būti prastas pranešėjas, jei nemoka perteikti informacijos suprantamai ir įdomiai. Jei įmanoma, paprašykite potencialių kalbėtojų video įrašų iš ankstesnių pasirodymų. Arba bent jau paskambinkite pasikalbėti – pajusite, ar žmogus sugeba užkabinti.
Interaktyvumas – tai raktas į sėkmę. Vien paskaitos formato šiandien nebepakanka. Įtraukite diskusijas, Q&A sesijas, darbo grupes, praktines užduotis. Žmonės geriau įsimena tai, ką patys išbando ar aptaria, o ne tik išgirsta. Pavyzdžiui, jei organizuojate marketingo renginį, leiskite dalyviams grupėse sukurti mini kampanijos koncepciją ir pristatyti ją kitiems.
Medžiagų paruošimas – nesitikėkite, kad kalbėtojai ateis su tobulomis prezentacijomis. Suteikite jiems gaires: kokio formato laikytis, kiek skaidrių, kokio stiliaus. Taip užtikrinsite vizualinę vienybę ir profesionalumą. Be to, paprašykite medžiagų iš anksto – turėsite laiko patikrinti ir pasiūlyti pataisymus, jei reikia.
Techninė pusė: kai detalės lemia viską
Technika gali tapti jūsų geriausiu draugu arba blogiausiu priešu. Kiek kartų esate matę renginius, kuriuose pirmas pusvalandis eina mikrofono nustatymui ar projektoriaus prijungimui? Tai profesionalumo stoka, kuri iškart sumažina renginio vertę dalyvių akyse.
Garso ir vaizdo įranga turi būti išbandyta ne vieną kartą prieš renginį. Atvykite į vietą bent kelias valandas anksčiau ir patikrinkite viską: mikrofonus, projektorius, ekranus, internetą. Turėkite atsarginius kabelius, adapterius, net papildomą mikrofoną. Paskirite atsakingą žmogų, kuris visą renginį stebės techninę pusę ir galės greitai reaguoti į problemas.
Interneto ryšys – jei jūsų renginys reikalauja interneto (o šiais laikais koks gi nereikalauja?), įsitikinkite, kad jis bus stabilus ir greitas. Jei tikitės daug dalyvių, kurie visi naudosis WiFi, įspėkite vietą iš anksto, kad sustiprintų ryšį. Alternatyva – turėkite mobilųjį hotspot kaip atsarginį variantą.
Registracija ir dalyvių valdymas. Naudokite šiuolaikines sistemas – yra daugybė platformų, kurios leidžia dalyviams registruotis online, gauti QR kodus, o jums – greitai juos įregistruoti atvykus. Tai sutaupo masę laiko ir atrodo profesionaliai. Be to, turėsite tikslią statistiką, kas atvyko, o kas ne.
Komunikacija: kaip pritraukti ir išlaikyti dėmesį
Renginio reklama prasideda ne savaitę prieš, o bent mėnesį ar du. Sukurkite komunikacijos planą: kada ir kur skelbsite informaciją, kokius kanalus naudosite, kokią žinutę perduosite. Socialiniai tinklai, el. paštas, partnerių kanalai, specializuoti portalai – kuo daugiau tašku, tuo geriau.
Bet neužtenka tiesiog paskelbti. Turite papasakoti istoriją – kodėl šis renginys svarbus, ką dalyviai iš jo išsinešis, kodėl verta skirti laiką ir galbūt pinigus. Naudokite konkrečius pavyzdžius, liudijimus iš ankstesnių renginių (jei tokie buvo), kalbėtojų citatas.
Priminimų sistema – žmonės užsiregistruoja ir pamiršta. Siųskite priminimus: savaitę prieš, tris dienas prieš, dieną prieš. Kiekviename priminime pridėkite vis daugiau informacijos: kaip atvykti, ką pasiimti su savimi, kaip susisiekti, jei kils klausimų. Taip dalyviai jausis pasirūpinti ir bus geriau pasirengę.
Komunikacija renginio metu – turėkite aiškią navigaciją, informacinius stendus, žmones, kurie gali padėti. Jei renginys didelis, sukurkite programėlę ar bent jau PDF su programa, kalbėtojų aprašymais, salių žemėlapiu. Dalyviai neturėtų klaidžioti ar jausti pasimetę.
Renginio diena: kai teorija susiduria su praktika
Renginio dieną jūs turite būti visur ir niekur vienu metu. Skamba neįmanoma? Todėl ir reikia komandos. Pasiskirstykite vaidmenimis: kas atsakingas už registraciją, kas už techniką, kas už kalbėtojus, kas už maistą ir pertraukas, kas už bendruosius klausimus. Visi turi turėti ryšį tarpusavyje – geriausiai per bendrą WhatsApp grupę ar kitą messenger.
Kalbėtojų priežiūra – jie gali būti patyrę profesionalai, bet vis tiek jaudinasi. Pasitikite juos, parodykite, kur jie galės pasiruošti, patikrinkite, ar turi visko, ko reikia. Paskirkite kiekvienam kalbėtojui „globėją”, kuris bus šalia ir padės, jei kas nors prireiks.
Laiko valdymas – tai viena didžiausių problemų. Programa beveik visada vėluoja. Turėkite planą, kaip elgtis, jei kas nors užsitęsia: gal galite sutrumpinti pertraukas, gal turite „buferinių” dalių, kurias galima praleisti. Bet nepamirškite – geriau baigti laiku arba net šiek tiek anksčiau, nei tempti ir varginti dalyvius.
Atmosfera ir smulkmenos – šiltas pasitikimas, šypsenos, paslaugumas. Maistas ir gėrimai turi būti prieinami ir kokybiški. Temperatūra salėje – patogi. Kėdės – patogumo. Visa tai gali atrodyti smulkmenos, bet jos kuria bendrą įspūdį. Žmonės gali pamiršti, ką tiksliai girdėjo, bet prisimins, kaip jautėsi.
Po renginio: kai tikrasis darbas tik prasideda
Renginys baigėsi, visi išsiskirstė, jūs išsekę bet laimingi. Tačiau darbas dar nesibaigė. Iš tiesų, tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau už patį renginį.
Grįžtamasis ryšys – kuo greičiau išsiųskite dalyviams apklausą. Kol įspūdžiai švieži, atsakymai bus nuoširdžiausi ir naudingiausiai. Klauskite konkrečių dalykų: kas patiko, kas ne, ką reikėtų pagerinti, ar rekomenduotų kitiems. Duokite galimybę palikti ir laisvą komentarą – ten dažnai slypi vertingiausios įžvalgos.
Medžiagų dalijimasis – jei žadėjote dalintis prezentacijomis, įrašais ar kitais materialais, padarykite tai greitai. Žmonės laukia ir vertina operatyvumą. Sukurkite bendrą vietą (Google Drive, Dropbox ar pan.), kur viskas bus prieinama.
Bendruomenės palaikymas – jei jūsų renginys buvo sėkmingas, žmonės norės išlaikyti ryšį. Sukurkite Facebook grupę, LinkedIn bendruomenę ar kitą platformą, kur dalyviai galės toliau bendrauti, dalintis mintimis, užduoti klausimus. Tai pratęsia renginio vertę ir kuria lojalią auditoriją būsimiems įvykiams.
Analizė ir išvados sau – susėskite su komanda ir aptarkite, kas vyko gerai, o kas ne. Būkite sąžiningi. Užsirašykite visas pamokus – jos bus neįkainojamos organizuojant kitą renginį. Peržiūrėkite finansus: ar tilpote į biudžetą, kur išleidote daugiau nei tikėjotės, kur galėjote sutaupyti.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Organizuoti informacinę šventę – tai ne vienkartinis projektas, o procesas, kuris prasideda gerokai prieš renginį ir tęsiasi dar ilgai po jo. Kiekvienas etapas svarbus, ir negalima jokio iš jų ignoruoti ar atlikti paviršutiniškai.
Patirtis rodo, kad sėkmingiausi renginiai yra tie, kuriuose organizatoriai mąsto ne tik apie turinį, bet ir apie žmonių patirtį. Dalyviai turi jaustis svarbūs, pasirūpinti, įtraukti. Jie turi išeiti su naujomis žiniomis, bet ir su teigiamomis emocijomis, noru grįžti.
Nepamirškite, kad tobulų renginių nebūna. Visada kas nors nutiks ne taip, kaip planavote. Svarbiausia – kaip reaguosite į problemas ir ar sugebėsite jas paversti galimybėmis. Lankstumas, pozityvi nuostata ir tikras rūpestis dalyviais – štai kas iš tiesų skiria gerus organizatorius nuo puikių.
Pradėkite planavimą anksčiau, nei manote, kad reikia. Būkite smulkmeniški, bet neužsiciklinę. Klausykite savo komandos ir dalyvių. Mokykitės iš kiekvieno renginio. Ir svarbiausia – nepamirškite, kodėl visa tai darote. Jei jūsų tikslas tikrai svarbus ir autentiškas, žmonės tai pajus ir atsakys savo dalyvavimu, dėmesiu ir dėkingumu.