Kodėl informacinės šventės reikalauja kitokio požiūrio
Informacinės šventės – tai ne eilinis renginys, kuriame svarbiausia gera muzika ir skanus maistas. Čia esmė yra žinių perdavimas, bendravimas ir prasmingų ryšių kūrimas. Galbūt organizuojate konferenciją, seminarą, mokymus ar bendruomenės susitikimą – bet kuriuo atveju susiduriate su iššūkiu: kaip padaryti, kad žmonės ne tik ateitų, bet ir išsinešiotų kažką vertingo?
Daugelis organizatorių klysta manydami, kad pakanka surasti patalpą, pakviesti keletą pranešėjų ir išsiųsti kvietimus. Realybė yra sudėtingesnė. Informacinė šventė turi turėti aiškią struktūrą, logiką ir tikslą, tačiau kartu išlikti pakankamai lanksti, kad dalyviai jaustųsi įtraukti, o ne tiesiog pasyvūs klausytojai.
Pats svarbiausias dalykas, kurį reikia suprasti iš pat pradžių – tokio renginio sėkmė matuojama ne dalyvių skaičiumi, o tuo, kiek jie išmoko, kokius ryšius užmezgė ir ar norės sugrįžti kitą kartą.
Planavimo etapas: kas tikrai svarbu
Pradėkite nuo klausimo „kodėl?” Kodėl organizuojate šį renginį? Kokią problemą sprendžiate? Kokios žinios trūksta jūsų auditorijai? Tik aiškiai atsakę į šiuos klausimus, galėsite judėti toliau.
Tikslų formulavimas turi būti konkretus. Vietoj „norime pasidalinti informacija apie skaitmeninę transformaciją” geriau „siekiame, kad dalyviai išmoktų tris konkrečius įrankius, kuriuos galės pritaikyti savo versle kitą dieną”. Matote skirtumą? Antrasis variantas duoda aiškų matavimo kriterijų ir tikslą.
Biudžeto planavimas dažnai sukelia galvos skausmą. Štai kelios išlaidos, kurias būtina įskaičiuoti: patalpos nuoma, garso ir vaizdo įranga, pranešėjų honorarai ar kelionės išlaidos, kavos pertraukos, reklamos ir komunikacijos kaštai, spausdintos medžiagos, netikėtų situacijų rezervas (bent 10-15% viso biudžeto). Daugelis pamiršta apie smulkmenas – nuo vardų kortelių iki telefono įkroviklių dalintuvų, kurie kartais labai praverčia.
Data ir vieta – ne tik techninis klausimas. Ar jūsų tikslinė auditorija galės atvykti darbo dieną ar geriau savaitgalį? Ar vieta pasiekiama viešuoju transportu? Ar yra pakankamai parkavimo vietų? Ar erdvė atitinka renginio formatą – ar žmonės galės patogiai bendrauti pertraukų metu, ar bus tik eilės prie kavos aparato?
Turinio kūrimas ir pranešėjų parinkimas
Programa – tai renginio širdis. Dažniausiai daroma klaida: per daug teorijos, per mažai praktikos. Žmonės nori ne tik klausytis, bet ir dalyvauti. Įtraukite interaktyvių sesijų, diskusijų, praktinių užduočių. Net jei tai akademinė konferencija, galima rasti būdų įtraukti auditoriją.
Pranešėjų paieška kartais užtrunka ilgiau nei tikitės. Ieškokite ne tik žinomų vardų, bet ir tų, kurie turi realios patirties. Geriau pasiklausyti praktiko, kuris padarė klaidų ir iš jų išmoko, nei teoriko, kuris skaitys iš skaidrių. Kai kalbate su potencialiais pranešėjais, būkite atviri dėl lūkesčių: kiek laiko turės, kokia auditorija, kokio formato tikitės.
Programos struktūra turėtų atspindėti natūralų žmonių dėmesio ritmą. Rytas – sudėtingesnėms temoms, po pietų – interaktyvesniam formatui, kai žmonės būna mažiau susikaupę. Pertraukos turi būti pakankamai ilgos – ne 10, o bent 20-30 minučių. Žmonės turi laiko ne tik kavos puodeliui, bet ir prasmingam pokalbiui.
Komunikacija su dalyviais: prieš, per ir po
Kvietimų siuntimas – tai ne vienkartinis veiksmas. Pirmasis kvietimas turėtų pasiekti žmones bent prieš 6-8 savaites, ypač jei tikitės, kad žmonės keliaus iš toliau. Paskui reikia priminimų – vienas prieš mėnesį, kitas prieš savaitę, paskutinis prieš dieną.
Bet nesiunčiakite tiesiog priminimų „nepamirškite užsiregistruoti”. Kiekvienas laiškas turėtų duoti kažką vertingo: pristatykite pranešėją, pasidalinkite įdomia statistika apie renginio temą, papasakokite, ko galima tikėtis. Taip kuriate lūkestį ir palaikote susidomėjimą.
Registracijos sistema turi būti paprasta. Jei žmonės turi užpildyti dešimt laukų ir sukurti paskyrą, dalis jų tiesiog pasiduos. Prašykite tik būtinos informacijos: vardas, el. paštas, organizacija, gal vienas-du specifiniai klausimai, jei tai svarbu jūsų planavimui.
Renginio dieną komunikacija tampa dar svarbesnė. Kaip dalyviai sužinos, kur eiti? Ar bus aiškūs rodyklės? Ar registracijos stalas bus lengvai pastebimas? Ar bus kas nors, kas galės atsakyti į klausimus? Šie smulkmenų gali atrodyti nereikšmingi, bet būtent jie formuoja pirmąjį įspūdį.
Techniniai aspektai, kurie daro skirtumą
Garso kokybė – ne prabanga, o būtinybė. Žmonės gali atleisti ne tobulai paruoštą prezentaciją, bet jei jie negirdi pranešėjo, renginys tampa bevertis. Jei patys nesate techniniai ekspertai, samdykite profesionalą. Tai ne vieta taupyti.
Vaizdo įranga taip pat svarbi, bet čia dažnai padaroma klaida – per daug technologijų. Ne visada reikia didžiulių ekranų ir sudėtingų projekcijų. Kartais paprastas projektoriaus ir ekrano derinys veikia puikiai. Svarbiau, kad visi matytų ir skaidrės būtų įskaitomos iš paskutinės eilės.
Interneto ryšys šiais laikais būtinas. Dalyviai norės dalintis įžvalgomis socialiniuose tinkluose, tikrinti el. paštą pertraukų metu, o pranešėjai gali norėti parodyti kažką internete. Patikrinkite, ar WiFi pajėgumas pakankamas visai auditorijai. Ir būtinai turėkite atsarginį planą – mobilųjį prieigos tašką ar panašų sprendimą.
Medžiagos dalyvių maišelyje turėtų būti praktiškai naudingos. Programa su aiškiu tvarkaraščiu, vardų kortelės, rašikliai (taip, žmonės vis dar užsirašinėja), gal USB raktas ar nuoroda į medžiagas internete. Vengkite bereikalingų suvenyrų, kurie baigsis šiukšliadėžėje – geriau investuokite į kokybę, o ne kiekį.
Renginio dienos valdymas
Atvykite bent dvi valandas anksčiau. Visada atsiranda netikėtumų: kažkas neveikia, kažko trūksta, reikia pakeisti stalų išdėstymą. Turėkite aiškų užduočių sąrašą ir komandą, kuri žino, kas už ką atsakinga.
Registracijos procesas turi būti sklandus. Jei laukiate daug dalyvių, turėkite kelis registracijos taškus. Abėcėlinė tvarka padeda – A-K vienoje vietoje, L-Z kitoje. Turėkite atskirą stalą vėluojantiems ar nesiregistravusiems iš anksto.
Laiko valdymas – vienas svarbiausių organizatoriaus įgūdžių. Pranešėjai visada nori kalbėti ilgiau nei skirta. Turėkite aiškų signalų sistemą: 5 minutės liko, 2 minutės, laikas baigėsi. Ir būkite pasiruošę švelniai, bet tvirtai nutraukti, jei reikia. Geriau trumpas ir dinamiškas nei ilgas ir nuobodus.
Pertraukų metu stebėkite atmosferą. Ar žmonės bendrauja? Ar yra kamputis, kur susibūrę nedrąsesni dalyviai? Gal reikia inicijuoti pažintis? Kartais paprasta pristatymas „Petrai, susipažink su Jonu, jis taip pat dirba IT srityje” gali būti labai vertingas.
Netikėtumų valdymas ir atsarginiai planai
Kažkas visada nutinka ne pagal planą. Pranešėjas suserga, sugenda projektoriaus lempa, užtruksta pristatymas, dingsta internetas. Patyręs organizatorius turi atsarginį planą kiekvienam kritiniam elementui.
Turėkite atsarginį pranešėją ar bent temą, kurią galite greitai pristatyti patys. Turėkite technikos kontaktą, kuris gali greitai atvykti. Turėkite atsarginę programos versiją, kuri veikia be interneto. Turėkite papildomų vardų kortelių, rašiklių, popierinių rankšluosčių – smulkmenų, kurios gali labai praversti.
Kai kyla problema, svarbiausia – išlaikyti ramybę. Dalyviai dažnai net nepastebės problemos, jei jūs reaguosite profesionaliai ir greitai. O jei problema akivaizdi, būkite atviri – paaiškinkite situaciją ir kaip ją sprendžiate. Žmonės supratingi, jei mato, kad stengiamės.
Turėkite aiškų krizių valdymo protokolą: kas priima sprendimus, kas komunikuoja su dalyviais, kas sprendžia technines problemas. Kai visi žino savo vaidmenis, net sudėtingos situacijos sprendžiamos sklandžiau.
Po renginio: kai tikrasis darbas tik prasideda
Renginys pasibaigė, dalyviai išsiskirstė, bet jūsų darbas dar ne. Pirmosios 48 valandos po renginio yra kritinės. Išsiųskite padėkos laišką su pagrindinėmis įžvalgomis, nuorodomis į medžiagas, gal nuotraukomis. Kol įspūdžiai švieži, žmonės norės pasidalinti ir aptarti.
Grįžtamasis ryšys – ne formalumas, o vertingas informacijos šaltinis. Bet klausimynas turi būti trumpas – maksimaliai 10 klausimų. Klauskite konkrečių dalykų: kas patiko labiausiai, kas galėtų būti geriau, ar rekomenduotų kitiems, kokių temų norėtų ateityje. Ir būtinai pasiūlykite galimybę parašyti laisvą komentarą.
Analizuokite rezultatus rimtai. Jei keli žmonės mini tą pačią problemą, tai ne atsitiktinumas. Jei kažkas sulaukė ypač gerų atsiliepimų, išsiaiškinkite kodėl. Šios įžvalgos bus neįkainojamos planuojant kitą renginį.
Ryšių palaikymas su dalyviais neturėtų baigtis vienu laišku. Sukurkite bendruomenę – gal LinkedIn grupę, gal el. pašto sąrašą reguliariems naujienlaiškiams. Dalinkitės susijusiu turiniu, informuokite apie būsimus renginius, palaikykite dialogą. Geriausios informacinės šventės nėra vienkartiniai įvykiai, o tęstinio proceso dalis.
Finansinė ataskaita taip pat svarbi, net jei renginys nebuvo komercinis. Kur išleidote daugiau nei planavojote? Kur galėjote sutaupyti? Kas davė geriausią vertę už pinigus? Šie duomenys padės planuoti efektyviau ateityje.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Sėkminga informacinė šventė nėra atsitiktinumas. Tai kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir tikro rūpesčio dalyviais rezultatas. Taip, reikia pasirūpinti techniniais dalykais, logistika, biudžetu. Bet svarbiausia – nepamiršti, kam visa tai daroma.
Žmonės ateina į tokius renginius ne tik dėl informacijos – ją jie gali rasti internete. Jie ateina dėl patirties, ryšių, įkvėpimo. Jie nori jaustis dalimi kažko didesnio, mokytis iš kitų, dalintis savo patirtimi. Jūsų užduotis kaip organizatoriaus – sukurti aplinką, kurioje visa tai galėtų įvykti.
Nebijokite eksperimentuoti. Gal kitame renginyje išbandysite naują formatą – mažesnes diskusijų grupes vietoj didelių paskaitų? Gal pakviesite netikėtą pranešėją? Gal pakeisite įprastą struktūrą? Geriausi renginiai gimsta tada, kai organizatoriai drįsta būti kūrybiški, bet kartu išlieka profesionalūs.
Ir atminkite – kiekvienas renginys, net jei ne viskas vyko idealiai, yra mokymosi galimybė. Kiekviena klaida, kiekvienas netikėtumas, kiekvienas grįžtamasis ryšys daro jus geresniu organizatoriumi. Svarbu ne tik sėkmingai įvykdyti renginį, bet ir nuolat tobulėti, mokytis, augti.
Galiausiai, organizuodami informacinę šventę, kuriate kažką daugiau nei renginį. Kuriate erdvę žinioms, ryšiams, pokyčiams. Ir tai, kas gali atrodyti kaip smulkios detalės – nuo kavos kokybės iki vardų kortelių dizaino – iš tiesų formuoja bendrą patirtį, kuri gali turėti ilgalaikį poveikį dalyvių gyvenimams ir karjerai. Tai ir yra tikroji informacinės šventės vertė.