Kodėl informacinė šventė nėra tik dar vienas renginys
Kai vadovai skelbia apie būsimą informacinę šventę, daugelis darbuotojų tyliai atsidūsta – vėl reikės klausytis ilgų kalbų apie strategijas, tikslus ir pokyčius. Tačiau gerai suplanuota informacinė šventė gali tapti tikru lūžio tašku įmonės kultūroje. Ji ne tik perteikia svarbią informaciją, bet ir stiprina komandos ryšius, motyvuoja, įkvepia.
Problema ta, kad dažnai tokios šventės organizuojamos pagal nusistovėjusį šabloną: salė, prezentacijos, pietūs, visi išsiskirstė. O po savaitės niekas nebeprisimena, kas buvo kalbėta. Jei norite, kad jūsų informacinė šventė tikrai pasiektų tikslą ir paliktų ilgalaikį poveikį, reikia mąstyti strategiškai – nuo pat pirmųjų planavimo žingsnių iki rezultatų analizės.
Planavimas prasideda nuo klausimo „kam?”
Pirmiausia turite atsakyti į paprastą, bet esminį klausimą: kam iš tikrųjų organizuojate šią šventę? Ar norite pranešti apie naujus tikslus? Pagerinti komunikaciją tarp skyrių? Atšvęsti pasiekimus? O gal tiesiog įvykdyti metinę tradiciją?
Kiekvienas tikslas reikalauja skirtingo požiūrio. Jei jūsų prioritetas – informacijos perdavimas, turite apgalvoti, kaip tą informaciją pateikti aiškiai ir įsimenančiai. Jei siekiate komandos stiprinimo, reikės daugiau interaktyvių elementų ir neformaliojo bendravimo. Daugeliu atvejų tikslų būna keletas, ir čia prasideda tikrasis menas – kaip juos suderinti vienoje programoje.
Praktiškai tai reiškia, kad dar prieš pradedant galvoti apie datą ir vietą, reikia susirinkti su pagrindiniais sprendimų priėmėjais ir aiškiai suformuluoti šventės tikslus. Užrašykite juos. Grįžkite prie jų kiekvieną kartą, kai priiminėsite sprendimus dėl programos, formatų ar biudžeto. Tai jūsų kompasas visame planavimo procese.
Formato pasirinkimas: ne viskas tinka visiems
Dabar galvojate – ar tai turėtų būti vienos dienos renginys, ar gal savaitgalio išvyka? Formalus susitikimas konferencijų salėje ar neformali šventė gamtoje? Čia nėra universalaus atsakymo, bet yra keletas dalykų, į kuriuos verta atsižvelgti.
Įmonės dydis ir kultūra lemia labai daug. Startuoliai su trisdešimčia žmonių gali leistis į nuotykius, kurie didesnėje korporacijoje būtų logistinis košmaras. Jei jūsų įmonėje vyrauja formali kultūra, staigus šuolis į visiškai netradicinį formatą gali sukelti pasipriešinimą. Bet tai nereiškia, kad negalite pamažu keisti įpročių – įtraukite vieną naują elementą, pažiūrėkite, kaip žmonės reaguoja.
Biudžetas, žinoma, taip pat diktuoja sąlygas. Tačiau nepasiduokite pagundai manyti, kad riboti ištekliai automatiškai reiškia nuobodų renginį. Kartais kūrybiškumas ties apribojimais sukuria įspūdingiausias idėjas. Viena įmonė, neturėdama pinigų išvažiuojamajam renginiui, surengė „kelionę po pasaulį” savo biure – kiekviename aukšte buvo skirtinga šalis su tematine dekoracija, maistu ir veiklomis. Darbuotojai iki šiol prisimena tą dieną kaip vieną įsimintiniausių.
Laiko faktorius irgi svarbus. Vienadieniai renginiai reikalauja intensyvesnės programos, bet žmonės grįžta namo vakare. Dviejų dienų išvykos leidžia giliau panardinti į temas, bet ne visi darbuotojai gali ar nori praleisti savaitgalį su kolegomis. Svarbiausia – būkite atviri apie tai, ko tikitės, ir, jei įmanoma, leiskite žmonėms turėti pasirinkimo laisvę.
Programos kūrimas: balansas tarp informacijos ir įtraukimo
Čia dažniausiai padaroma didžiausių klaidų. Organizatoriai pripildo programą prezentacijomis, manydami, kad kuo daugiau informacijos, tuo geriau. Rezultatas? Po pietų salėje matote užmigusių žmonių, o svarbiausios žinutės praeina pro šalį.
Žmogaus dėmesio koncentracija ribota. Tyrimai rodo, kad po 15-20 minučių klausymosi mūsų smegenys pradeda klajoti. Todėl jei turite 45 minučių prezentaciją, suskaidykite ją į dalis su interaktyviomis pertraukomis. Užduokite klausimą auditorijai, paleiskite trumpą vaizdo įrašą, surenkite į mažas grupes diskusijai.
Viena finansų įmonė išbandė tokį formatą: vietoj tradicinių prezentacijų, jie sukūrė „informacines stotis”. Darbuotojai grupelėmis rotavo tarp skirtingų zonų, kur trumpai ir interaktyviai buvo pristatomi metų rezultatai, nauji projektai, strateginiai tikslai. Kiekviena stotis truko 15 minučių, buvo dinamiška, leido užduoti klausimus. Grįžtamasis ryšys parodė, kad žmonės įsiminė dvigubai daugiau informacijos nei ankstesniais metais.
Nepamirškite ir emocinio aspekto. Sausas faktų dėstymas retai įkvepia. Papasakokite istorijas – apie klientus, kuriems padėjote, apie darbuotojus, kurie įveikė iššūkius, apie kelią, kurį nuėjote kaip komanda. Žmonės prisimena istorijas, ne statistiką.
Logistika: detalės, kurios gali viską sugadinti
Galite turėti puikiausią programą pasaulyje, bet jei žmonės alkani, šalta arba jie negirdi, kas kalbama, viskas nueis veltui. Logistika – tai ne tik techniniai dalykai, tai pagarba dalyvių patirčiai.
Pradėkite nuo vietos parinkimo. Ar ji lengvai pasiekiama visiems? Ar yra pakankamai vietos? Ar akustika gera? Aplankykite vietą asmeniškai, nepasitikėkite tik nuotraukomis internete. Atsistokite ten, kur sėdės žmonės, ir įsivaizduokite, kaip jie matys ir girdės. Patikrinkite tualetus, vėdinimą, natūralią šviesą – visa tai veikia žmonių savijautą.
Maistas – ne tik fiziologinis poreikis, bet ir socialinio bendravimo katalizatorius. Pietūs prie stalų, kur žmonės sėdi su savo įprastais kolegomis, praleidžia progą. Suorganizuokite maistą taip, kad skatintų judėjimą ir maišymąsi. Bufeto stilius, įvairios maisto zonos, stovimi stalai – visa tai padeda žmonėms bendrauti su tais, su kuriais paprastai nesikerta keliai.
Technologija turi veikti nepriekaištingai. Turėkite atsarginį planą garso sistemai, projektorius, interneto ryšiui. Viena įmonė išmoko šios pamokos sunkiu būdu, kai per svarbiausią prezentaciją nutrūko internetas, o visa prezentacija buvo debesyje. Dabar jie visada turi viską ir lokaliai, ir atsarginiuose įrenginiuose.
Įtraukimas: kaip paversti žiūrovus dalyviais
Didžiausia klaida – manyti, kad informacinė šventė yra vienpusis komunikacijos kanalas nuo vadovybės link darbuotojų. Šiuolaikinė šventė turi būti dialogas, ne monologas.
Pradėkite įtraukimą dar prieš renginį. Paprašykite darbuotojų pateikti klausimus, kuriuos norėtų išgirsti atsakytus. Surenkite idėjas, kas jiems būtų įdomu sužinoti ar išbandyti. Kai žmonės jaučia, kad jų nuomonė svarbi planuojant, jie ateina su visai kitu nusistatymu.
Renginio metu naudokite įvairias įtraukimo technikas. Interaktyvios apklausos realiu laiku per telefonus leidžia visiems išreikšti nuomonę ir iš karto pamatyti rezultatus. Tai ne tik įdomu, bet ir duoda vertingų įžvalgų vadovybei. Viena įmonė tokiu būdu sužinojo, kad didžioji dauguma darbuotojų nori lanksčių darbo valandų – tai tapo vienu iš kitų metų prioritetų.
Grupinės diskusijos ir dirbtuvės turi būti tikrai interaktyvios, ne tik formalumas. Duokite konkrečias užduotis, realias problemas spręsti. Pavyzdžiui, jei kalbate apie klientų aptarnavimo gerinimą, leiskite grupėms sugalvoti ir pristatyti savo sprendimus. Geriausios idėjos gali būti realiai įgyvendintos – ir tai parodykite vėliau.
Nepamiršite ir mažesnių dalykų. Erdvė nuotraukoms su įmonės simbolika, interaktyvūs žaidimai pertraukų metu, galimybė palikti atsiliepimus ar linkėjimus specialioje vietoje – visa tai kuria įsitraukimo jausmą.
Komunikacija po renginio: kai tikrasis darbas tik prasideda
Renginys pasibaigė, visi grįžo namo patenkinti, ir jūs galite atsipalaiduoti? Ne taip greitai. Tai, kas vyksta po šventės, dažnai lemia, ar ji turės ilgalaikį poveikį, ar taps tik dar viena užmiršta diena.
Per pirmąsias 48 valandas po renginio išsiųskite padėką visiems dalyviams. Bet ne tik formalų laišką – įtraukite geriausias nuotraukas, trumpą vaizdo įrašą su pagrindiniais momentais, gal net smagių akimirkų kolažą. Tai padeda pratęsti teigiamas emocijas ir sustiprina bendrumo jausmą.
Visa svarbi informacija, kuri buvo pristatyta, turi būti prieinama ir po renginio. Sukurkite bendrą dokumentą ar vidinę svetainę, kur būtų prezentacijos, pagrindinės žinutės, priimti sprendimai. Bet ne tiesiog failų krūva – struktūruokite taip, kad būtų lengva rasti tai, ko reikia.
Jei renginio metu buvo priimti sprendimai ar įsipareigojimai, sukurkite aiškų veiksmų planą su atsakingais asmenimis ir terminais. Ir svarbiausia – sekite įgyvendinimą. Niekas taip nesunaikina pasitikėjimo kaip gražios kalbos renginyje, po kurių nieko nevyksta.
Reguliariai grįžkite prie šventės metu aptartų temų. Mėnesio susitikime paminėkite: „Prisimenate, kaip informacinėje šventėje kalbėjome apie X? Štai kur dabar esame su tuo.” Tai rodo, kad renginys nebuvo tik šou, bet tikras darbo įrankis.
Rezultatų matavimas: ar pasiekėme, ko siekėme?
Dabar grįžkime prie tų tikslų, kuriuos užsirašėte planavimo pradžioje. Laikas patikrinti, ar juos pasiekėte. Bet kaip išmatuoti tokius dalykus kaip „pagerinta komunikacija” ar „padidinta motyvacija”?
Pradėkite nuo paprasčiausio – grįžtamojo ryšio apklausos. Bet neklausinėkite tik „ar jums patiko” – tai per paviršutiniška. Klauskite konkrečiai: Kokią informaciją įsiminėte? Kas jus labiausiai įkvėpė? Ką norėtumėte kitąmet daryti kitaip? Ar jaučiatės labiau informuoti apie įmonės kryptį? Naudokite ir skalės klausimus (pvz., nuo 1 iki 10), ir atvirus klausimus.
Stebėkite ir kiekybinius rodiklius. Kiek žmonių dalyvavo? Koks buvo įsitraukimo lygis interaktyvių sesijų metu? Kiek klausimų buvo užduota? Kiek idėjų sugeneruota? Jei naudojote interaktyvias technologijas, turėsite daug duomenų analizei.
Bet tikrasis matavimas vyksta ilgalaikėje perspektyvoje. Ar po šventės pastebite pokyčių darbuotojų elgesyje? Ar žmonės pradėjo aktyviau bendrauti tarp skyrių? Ar padidėjo dalyvavimas įmonės iniciatyvose? Ar pagerėjo rezultatai srityse, kurias akcentavote šventėje?
Viena įmonė pradėjo matuoti „žinių retenciją” – po mėnesio nuo šventės jie darė trumpą testą apie pagrindines pristatytas žinutes. Rezultatai parodė, kad tik 30% žmonių prisiminė esminius dalykus. Kitais metais jie pakeitė formatą į interaktyvesnį, ir rodiklis pakilo iki 70%. Tai konkretus įrodymas, kad pakeitimai veikia.
Kai šventė tampa kultūros dalimi
Geriausios informacinės šventės nėra atskirti renginiai, o įmonės kultūros atspindys ir formavimo įrankis. Jos ne tik praneša, kas vyksta, bet ir parodo, kokie esate kaip organizacija, ką vertinate, kaip elgiatės su žmonėmis.
Jei norite, kad jūsų įmonė būtų atvira ir skaidri, šventė turi atspindėti tai – su atviromis diskusijomis, galimybe užduoti bet kokius klausimus, su vadovais, kurie ne tik kalba, bet ir klausosi. Jei vertinate inovacijas, įtraukite kūrybiškus elementus, skatinkite eksperimentavimą net pačioje šventės struktūroje.
Per metus įmonės keičiasi, auga, susiduria su naujais iššūkiais. Kiekviena informacinė šventė – tai galimybė pakoreguoti kursą, sutelkti komandą, priminti, kodėl visi čia esate. Tai ne biurokratinė prievolė, o investicija į žmonių supratimą, motyvaciją ir bendrą tikslą.
Organizuodami kitą šventę, nepakartokite tiesiog to, kas buvo pernai. Mokykitės iš patirties, klausykite grįžtamojo ryšio, drąsiai eksperimentuokite. Gal kitąmet išbandysite visiškai naują formatą? Gal įtrauksite išorės kalbėtoją, kuris įkvėps kitokia perspektyva? O gal sukursite tradicijas, kurios taps jūsų įmonės tapatybės dalimi?
Svarbiausia suprasti, kad informacinė šventė – tai ne vienkartinis įvykis, o procesas. Jis prasideda gerokai prieš renginį, tęsiasi jo metu ir, svarbiausia, neužsibaigia, kai visi išsiskirstė. Tai nuolatinis dialogas tarp įmonės ir jos žmonių, būdas kartu augti ir judėti į priekį. Ir kai tai daroma gerai, su tikra meile detalėms ir pagarba žmonėms, rezultatai pranoksta bet kokius lūkesčius.