Kodėl informacinės šventės yra tokios svarbios šiandien?
Gyvename laikais, kai informacija yra nauja valiuta, o gebėjimas ją perteikti įdomiai ir įsimintimai – tikras menas. Informacinės šventės tapo nepakeičiamu įrankiu organizacijoms, mokykloms, bendruomenėms ir įmonėms, norinčioms pasidalinti žiniomis, pristatyti naujoves ar tiesiog suburti žmones aplink svarbią temą.
Man asmeniškai patinka stebėti, kaip gerai suorganizuota informacinė šventė gali pakeisti žmonių požiūrį į sudėtingas temas. Tai ne tik sausas faktų pateikimas – tai patirtis, kuri žadina smalsumą ir įkvepia veikti. Tačiau kad tai pavyktų, reikia kruopštaus planavimo ir dėmesio detalėms. Eime per visą procesą žingsnis po žingsnio!
Tikslų nustatymas: be šios dalies niekur nepasistumsite
Prieš pradedant bet kokį planavimą, turite atsakyti į vieną paprastą klausimą: ko tiksliai norite pasiekti? Ir ne, „norime suorganizuoti gerą renginį” nėra tikras atsakymas. Reikia konkretumo!
Ar norite supažindinti darbuotojus su nauja programine įranga? Gal siekiate pristatyti bendruomenei svarbų visuomenės sveikatos projektą? O gal jūsų tikslas – suburti jaunimą aplink aplinkosaugos temas? Kiekvienas iš šių tikslų reikalauja visiškai skirtingo požiūrio.
Štai keletas klausimų, kurie padės išgryninti tikslus:
- Kokią pagrindinę žinią norite perteikti?
- Kas yra jūsų tikslinė auditorija ir ką ji jau žino apie temą?
- Kaip išmatuosite renginio sėkmę?
- Kokių konkrečių veiksmų tikitės iš dalyvių po renginio?
Kai turėsite aiškius atsakymus, viskas kitas ims klostytis daug lengviau. Tikėkite manimi – esu mačiusi nemažai renginių, kurie žlugo būtent dėl to, kad organizatoriai patys gerai nesuprato, ko siekia.
Auditorijos pažinimas: raktas į širdis ir protus
Dabar įdomiausia dalis – suprasti, kam visa tai darote. Jūsų auditorija nėra vienalytė masė. Tai gyvi žmonės su skirtingais interesais, žinių lygiais ir lūkesčiais.
Jei organizuojate informacinę šventę IT specialistams, galite drąsiai naudoti techninius terminus ir gilintis į detales. Bet jei jūsų auditorija – bendruomenės nariai, kurie tik pradeda domėtis tema, turite kalbėti visiškai kitaip. Čia nėra vieno recepto, tinkančio visiems!
Praktiškas patarimas: sukurkite savo idealaus dalyvio „portretą”. Įsivaizduokite konkretų žmogų – kiek jam metų, kuo jis dirba, kodėl ateitų į jūsų renginį, ko tikisi išmokti. Tai skamba keistai, bet tikrai veikia! Kai turite prieš akis konkretų žmogų, o ne abstrakčią „tikslinę auditoriją”, daug lengviau priimti sprendimus dėl turinio, formato ir net vietos pasirinkimo.
Dar vienas svarbus aspektas – prieinamumas. Ar jūsų renginyje dalyvaus žmonių su negalia? Ar reikės vertimo į gestų kalbą? Gal dalyviai kalbės skirtingomis kalbomis? Apie tai reikia pagalvoti iš anksto, o ne tada, kai žmonės jau ateina pro duris.
Formato pasirinkimas: tradicija ar inovacija?
Čia prasideda tikrasis kūrybiškumas! Informacinė šventė gali būti įgyvendinta daugybe formatų, ir pasirinkimas priklauso nuo jūsų tikslų ir auditorijos.
Klasikiniai formatai, kurie vis dar veikia:
Prezentacijos ir pranešimai – taip, galbūt skamba nuobodžiai, bet gerai paruošta prezentacija su įtraukiančiu pranešėju gali būti tikrai įspūdinga. Raktas čia – riboti laiką (niekas nenori klausytis valandų valandas) ir užtikrinti, kad pranešėjai moka bendrauti su auditorija, o ne tik skaityti skaidres.
Diskusijų panelės – puikus būdas parodyti temos įvairovę. Kai keli ekspertai diskutuoja apie tą pačią problemą iš skirtingų perspektyvų, auditorija gauna daug vertingesnį supratimą nei klausydamasi vieno pranešėjo.
Modernūs ir įtraukiantys formatai:
Interaktyvios dirbtuvės – žmonės mokosi daug geriau, kai patys daro, o ne tik klausosi. Jei jūsų tema leidžia, organizuokite praktines sesijas, kur dalyviai galės išbandyti naujus įrankius ar metodus.
Pasaulio kavinė (World Café) – nuostabus metodas didelėms grupėms. Žmonės keičiasi prie skirtingų stalų, diskutuoja apie konkrečias temas, o kiekviename stale yra moderatorius, kuris padeda surinkti idėjas.
Žaidybiniai elementai – kas pasakė, kad mokymasis negali būti smagu? Viktorinos, iššūkiai, prizai už aktyvumą – visa tai padeda palaikyti energiją ir dėmesį.
Aš asmeniškai esu didžiulė hibridinio formato gerbėja. Kodėl rinktis vieną, kai galite derinti? Pradėkite įkvepiamuoju pranešimu, tęskite interaktyviomis dirbtuvėmis, o užbaikite diskusijomis mažose grupėse. Įvairovė – tai raktas į auditorijos dėmesį!
Logistika ir organizaciniai klausimai: kur slypi velnias
Gerai, turite tikslus, pažįstate auditoriją, pasirinkote formatą. Dabar laikas įsigilinti į detales, kurios gali padaryti ar sugadinti visą renginį.
Vietos pasirinkimas: Tai daug daugiau nei tik erdvės radimas. Ar vieta lengvai pasiekiama viešuoju transportu? Ar yra pakankamai parkavimo vietų? Kokia akustika? Ar yra galimybė lanksčiai išdėstyti baldus pagal jūsų poreikius? Ar yra atskira erdvė pertraukoms ir neformaliems pokalbiams? (Beje, niekada nenuvertinkite pertraukų svarbos – ten dažnai vyksta vertingiausi pokalbiai!)
Techninis aprūpinimas: Patikrinkite viską du kartus, o geriau – tris. Projektoriaus ir garso sistemos testavimas prieš pat renginį gali išgelbėti nuo didžiulių nemalonumų. Turėkite atsarginį planą – kas bus, jei internetas nutrūks? Kas bus, jei mikrofonas neveiks? Visada turėkite techninės pagalbos kontaktą po ranka.
Laiko planavimas: Būkite realistai! Žmonės negali susikaupę klausytis ilgiau nei 45-60 minučių. Planuokite reguliarias pertraukas. Ir labai svarbu – pradėkite laiku! Nieko taip neerzina kaip laukimas, nes organizatoriai „dar laukia kelių žmonių”.
Štai praktinė dienotvarkės schema, kuri man dažnai pasiteisina:
- 9:00-9:30 – Registracija ir kavutė (žmonės gali susipažinti)
- 9:30-9:45 – Įžanginis žodis ir renginio pristatymas
- 9:45-10:45 – Pirmoji sesija
- 10:45-11:00 – Pertrauka
- 11:00-12:30 – Interaktyvios dirbtuvės
- 12:30-13:30 – Pietūs (svarbu!))
- 13:30-15:00 – Antroji sesija
- 15:00-15:15 – Pertrauka
- 15:15-16:00 – Apibendrinimas ir diskusijos
Turinio kūrimas: kaip paversti informaciją įdomia
Turite puikią vietą, viską suplanuota iki smulkmenų, bet jei turinys bus nuobodus – viskas veltui. Informacija turi būti ne tik tiksli ir aktuali, bet ir pateikta taip, kad žmonės norėtų klausytis.
Pagrindinis principas – pasakojimas istorijų. Žmonės prisimena istorijas daug geriau nei sausus faktus. Vietoj to, kad sakytumėte „mūsų produktyvumas išaugo 30%”, papasakokite apie konkretų žmogų ar komandą, kuri to pasiekė. Kaip jie tai darė? Su kokiais iššūkiais susidūrė? Ką jautė, kai pavyko?
Vizualizacija yra jūsų draugas. Diagramos, grafikai, nuotraukos, vaizdo įrašai – visa tai padeda informaciją padaryti įsimintiną. Bet atsargiai su tekstu skaidrėse! Jei žmonės gali perskaityti viską, kas parašyta, kam jiems klausytis pranešėjo?
Dar vienas patarimas, kurį išmokau iš patirties: naudokite „3 dalykų” taisyklę. Žmonės gerai prisimena tris dalykus. Jei bandysite įkišti dešimt pagrindinių punktų, auditorija išeis prisimindama gal vieną ar du. Geriau sutelkite dėmesį į tris svarbiausias žinias ir jas tikrai gerai perteikite.
Interaktyvumas – tai ne papildoma funkcija, o būtinybė. Užduokite klausimus auditorijai. Naudokite balsavimo programėles. Leiskite žmonėms pasidalinti savo patirtimi. Kai žmonės aktyviai dalyvauja, o ne tik pasyviai klausosi, informacija įsisavinama daug geriau.
Komandos formavimas ir vaidmenų paskirstymas
Niekas negali suorganizuoti sėkmingos informacinės šventės vienas. Jums reikia komandos, ir kiekvienas narys turi žinoti, už ką atsakingas.
Pagrindiniai vaidmenys, kuriuos turėtumėte apsvarstyti:
Projekto vadovas – tas, kuris mato visą vaizdą ir koordinuoja visus procesus. Tai gali būti jūs, bet svarbu, kad šis žmogus turėtų aiškią viziją ir gebėtų priimti sprendimus.
Turinio koordinatorius – atsakingas už pranešėjų paiešką, turinio kokybę, prezentacijų peržiūrą. Šis žmogus turi gerai išmanyti temą ir gebėti bendrauti su ekspertais.
Logistikos vadovas – rūpinasi vieta, technika, maistu, registracija. Tai žmogus, kuris užtikrina, kad viskas veiktų sklandžiai.
Komunikacijos specialistas – atsakingas už renginio reklamą, socialinių tinklų valdymą, komunikaciją su dalyviais iki ir po renginio.
Savanoriai – jų niekada nebūna per daug! Jie gali padėti registruojant dalyvius, nukreipti žmones, padėti techniniais klausimais, fotografuoti.
Labai svarbu surengti bent keletą susitikimų su visa komanda prieš renginį. Visi turi žinoti ne tik savo pareigas, bet ir turėti bendrą supratimą apie renginio tikslus ir eigą. Sukurkite bendrą dokumentą (Google Docs puikiai tinka), kur būtų visa informacija – kontaktai, laiko grafikai, atsakomybės sritys.
Marketingas ir dalyvių pritraukimas: kaip užpildyti salę
Galite suorganizuoti geriausią informacinę šventę pasaulyje, bet jei niekas apie ją nežinos – kam visa tai? Komunikacija ir reklama yra ne mažiau svarbios už patį renginio turinį.
Pradėkite anksti! Bent mėnesį iki renginio turėtumėte pradėti skleisti informaciją. Žmonės planuoja savo laiką iš anksto, ypač jei tai profesionalai ar užimti žmonės.
Kanalai, kuriuos turėtumėte naudoti:
Socialiniai tinklai – sukurkite renginio puslapį Facebook’e, dalinkitės informacija LinkedIn (ypač jei tai profesionalus renginys), naudokite Instagram stories. Reguliariai skelbkite atnaujinimus – pristatykite pranešėjus, dalinkitės užkulisiais, kurkite laukimo jausmą.
El. paštas – nors kai kas sako, kad el. paštas miręs, jis vis dar yra vienas efektyviausių kanalų. Siųskite asmeniškas kvietimus, priminimus, naudingą informaciją apie renginį.
Partneriai ir tinklai – bendradarbiaukite su organizacijomis, kurios gali padėti pasiekti jūsų tikslinę auditoriją. Jie gali pasidalinti informacija su savo nariais ar sekėjais.
Tradicinė žiniasklaida – priklausomai nuo renginio masto, galite kreiptis į vietos žiniasklaidą. Pranešimas spaudai, interviu vietinėje radijo stotyje – visa tai gali padėti.
Registracijos procesas turi būti paprastas kaip du kart du. Jei žmonės turi užpildyti ilgą formą su daugybe klausimų, dalis tiesiog atsisakys. Prašykite tik būtinos informacijos. Ir būtinai siųskite patvirtinimą bei priminimus – bent vieną savaitę prieš renginį ir vieną dieną prieš.
Renginio diena ir kas vyksta po jos: tikrasis testas
Atėjo didžioji diena! Jūsų širdis plaka greičiau, bet jūs pasiruošę. Štai keletas patarimų, kaip užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai:
Atvykite daug anksčiau nei dalyviai. Bent dvi valandas prieš pradžią turėtumėte būti vietoje ir viską patikrinti. Testuokite mikrofonus, projektorių, internetą. Įsitikinkite, kad visos kėdės išdėstytos, nuorodos aiškios, registracijos stalas paruoštas.
Turėkite „krizių planą”. Kas bus, jei pranešėjas vėluos? Kas pavaduos, jei kas nors susirgę? Kaip elgsitės, jei technika suges? Nereikia panikuoti, bet būkite pasirengę improvizuoti.
Atmosfera yra viskas. Šypsokitės, būkite draugiški, sukurkite svetingą aplinką. Žmonės turėtų jaustis laukiami ir vertinami. Muzika prieš pradžią gali padėti sukurti teigiamą nuotaiką.
Stebėkite laiką griežtai, bet lankščiai. Jei matote, kad diskusija labai įdomi ir produktyvi, galbūt verta leisti jai truputį užsitęsti. Bet jei kas nors viršija laiką ir auditorija pradeda nerimti – drąsiai įsikišite.
Fotografuokite ir filmuokite! Tai bus puiki medžiaga socialiniams tinklams ir būsimų renginių reklamai. Bet nepamirškite paprašyti dalyvių sutikimo, jei planuojate viešai dalintis nuotraukomis.
Po renginio darbas yra ne mažiau svarbus:
Išsiųskite padėkos laiškus visiems dalyviams. Pasidalinkite prezentacijomis ar kitais medžiagomis, jei žadėjote. Paprašykite grįžtamojo ryšio – tai neįkainojama informacija būsimiems renginiams.
Surinkite komandą trumpam apibendrinimui. Kas pavyko? Kas galėjo būti geriau? Kokios pamokos išmoktos? Užrašykite viską, kol dar šviežia atmintyje.
Išmatuokite rezultatus pagal tuos tikslus, kuriuos nustatėte pačioje pradžioje. Kiek žmonių dalyvavo? Koks buvo jų įsitraukimo lygis? Ar pasiekėte to, ko tikėjotės?
Kai viskas susideda į vieną nuostabią patirtį
Žinote, kas labiausiai džiugina organizuojant informacines šventes? Tai akimirka, kai matai, kaip žmonių akyse užsidega kibirkštėlė supratimo. Kai po renginio žmonės neišsisklaido iš karto, bet lieka diskutuoti, keistis kontaktais, dalintis idėjomis. Tai reiškia, kad jums pavyko – ne tik perdavėte informaciją, bet ir įkvėpėte, sujungėte žmones, sukūrėte kažką prasmingo.
Taip, organizuoti tokį renginį reikalauja daug darbo, planavimo ir dėmesio detalėms. Bet kai viską darai su aiškiu tikslu ir tikra aistra, rezultatai būna stulbinantys. Kiekvienas renginys yra mokymosi patirtis – net jei ne viskas vyksta pagal planą (o taip būna visada!), kiekviena klaida yra pamoka būsimiems projektams.
Svarbiausia – nepamirškite, kad informacinė šventė yra apie žmones. Ne apie tobulas prezentacijas ar prabangias vietas, o apie žinių dalijimąsi, bendruomenės kūrimą, pokyčių skatinimą. Kai laikysitės šio principo, jūsų renginiai visada bus sėkmingi, nesvarbu, ar dalyvaus 20, ar 200 žmonių.
Tad drąsiai imkitės planavimo! Pradėkite nuo aiškių tikslų, gerai pažinkite savo auditoriją, būkite kūrybiški rinkdamiesi formatą, kruopščiai planuokite logistiką, kurkite įtraukiantį turinį, suburkite puikią komandą, garsinkite renginį efektyviai ir būkite pasiruošę improvizuoti. O svarbiausia – mėgaukitės procesu! Jūsų entuziazmas ir energija bus užkrečiami, ir būtent tai padarys jūsų informacinę šventę tikrai nepamirštamą.