Kodėl informacinės šventės yra tokios svarbios šiuolaikiniame pasaulyje
Gyvename laikais, kai informacija keičiasi greičiau nei spėjame ją apdoroti. Būtent todėl informacinės šventės tapo ne tik madingu reiškiniu, bet ir tikra būtinybe organizacijoms, bendruomenėms ir įmonėms. Tai ne vien dar vienas renginys kalendoriuje – tai galimybė susitikti, pasidalinti žiniomis ir sukurti kažką vertingo kartu.
Informacinė šventė gali būti bet kas – nuo nedidelės konferencijos apie naujausias technologijas iki didžiulio bendruomenės susitikimo, kur žmonės sužino apie svarbius pokyčius savo rajone. Pagrindinis dalykas – tai renginys, kurio esmė yra informacijos sklaida, mokymas ir bendravimas. Ir žinote ką? Kai tai daroma gerai, rezultatai būna tiesiog stulbinantys!
Daugelis organizacijų daro klaidą manydamos, kad pakanka tiesiog nusamdyti patalpą, pakviesti keletą kalbėtojų ir viskas. Ne, draugai, čia reikia daug daugiau kruopštumo ir kūrybiškumo. Bet nesijaudinkite – aš jums viską papasakosiu, kaip tai padaryti taip, kad jūsų renginys būtų ne tik informatyvus, bet ir įsimintinas.
Planavimo etapas: pamatai, ant kurių statysime viską
Pradėkime nuo pat pradžių. Planavimas – tai 70% jūsų sėkmės. Rimtai! Galite turėti geriausius kalbėtojus pasaulyje, bet jei neturite aiškaus plano, viskas gali virsti chaosu.
Pirmiausiai turite atsakyti į kelis fundamentalius klausimus. Kam skirtas šis renginys? Ar tai darbuotojams, klientams, bendruomenės nariams? Kiekviena auditorija reikalauja skirtingo požiūrio. Pavyzdžiui, jei organizuojate renginį IT specialistams, galite drąsiai naudoti techninius terminus ir gilintis į detales. Bet jei jūsų auditorija – plati visuomenė, turėsite viską paaiškinti paprasčiau ir įdomiau.
Antrasis klausimas – kokia jūsų pagrindinė žinutė? Taip, žinau, norite papasakoti apie šimtą dalykų, bet žmonės išsinešiš iš renginio vieną ar dvi pagrindines mintis. Geriau sutelkite dėmesį į jas ir padarykite tai gerai, nei bandykite aprėpti viską ir nieko nepasakyti.
Trečias dalykas – biudžetas. Čia reikia būti realistams. Suskaičiuokite visas galimas išlaidas: patalpos nuoma, technika, kalbėtojai, maistas, reklama, spausdintos medžiagos. Ir būtinai palikite 15-20% rezervą nenumatytiems atvejams. Tikėkite manimi, jie visada atsiranda!
Dar vienas svarbus dalykas planavimo etape – laiko pasirinkimas. Neorganizuokite renginio pirmadienio rytą ar penktadienio vakare, nebent norite matyti pustuščią salę. Antradienio, trečiadienio ar ketvirtadienio popietė paprastai būna ideali. Ir būtinai patikrinkite, ar tą dieną nėra kitų didelių renginių jūsų srityje.
Vietos pasirinkimas ir logistika: detalės, kurios daro skirtumą
Dabar pereikime prie vietos. Ir ne, nebūtinai reikia nuomoti brangiausią konferencijų centrą mieste. Svarbiau, kad vieta atitiktų jūsų renginio dvasią ir dalyvių skaičių.
Kai renkate vietą, pagalvokite apie prieinamumą. Ar lengva ten nuvykti viešuoju transportu? Ar yra pakankamai parkavimo vietų? Ar patalpa pritaikyta neįgaliesiems? Šie dalykai gali atrodyti smulkmenos, bet tikrai ne tiems žmonėms, kurie dėl jų negali atvykti į jūsų renginį.
Patalpos dydis – dar viena kritinė detalė. Geriau turėti šiek tiek per mažą, bet pilną salę, nei didžiulę tuščią erdvę. Pilna salė sukuria energijos ir entuziazmo jausmą, o tuščia – priešingai. Mano patirtis rodo, kad reikia planuoti vietą maždaug 80-90% tikėtino dalyvių skaičiaus. Visada bus žmonių, kurie užsiregistravo, bet neatvyks.
Techninė įranga – čia tikrai negalima taupyti. Užtikrinkite, kad turite:
- Kokybišką garso sistemą (nieko nėra blogiau nei kalbėtojas, kurio niekas negirdi)
- Patikimą projektorių ar ekraną prezentacijoms
- Stabilų interneto ryšį (ypač jei planuojate tiesioginę transliaciją)
- Mikrofonus (ir atsarginius!)
- Pakankamą apšvietimą
Ir dar vienas patarimas iš širdies – visada turėkite planą B. Technika genda netinkamiausiu metu. Turėkite atsarginį projektorių, papildomus laidus, prailgintuvus. Kartą mačiau, kaip visas renginys buvo išgelbėtas, nes organizatoriai turėjo atsarginį nešiojamą kompiuterį, kai pagrindinis tiesiog nusprendė nebeįsijungti.
Programos sudarymas: kaip sukurti įdomų ir vertingą turinį
Dabar pats smagiausias dalykas – programos kūrimas! Čia galite leisti savo kūrybiškumui skraidyti, bet nepamirškite ir praktinių dalykų.
Pirmiausia, įvairovė yra raktas į sėkmę. Jei visą dieną bus tik paskaitos, žmonės pradės snausti po pietų. Derinkite skirtingus formatų: paskaitas, diskusijas, dirbtuvės, interaktyvias sesijas. Pavyzdžiui, galite turėti tokią struktūrą:
- Rytas: įkvepiančios paskaitos ir pagrindinės temos pristatymas
- Priešpiečiai: interaktyvios dirbtuvės mažesnėse grupėse
- Popietė: diskusijų panelės ir klausimų-atsakymų sesijos
- Pabaiga: tinklaveikos sesija
Kalbant apie kalbėtojų pasirinkimą, ieškokite ne tik ekspertų, bet ir žmonių, kurie moka įdomiai pasakoti. Geriausias specialistas pasaulyje gali būti nuobodus kalbėtojas, ir atvirkščiai – mažiau žinomas, bet charizmatiškas pranešėjas gali visus sužavėti. Jei įmanoma, paprašykite pamatyti jų ankstesnių kalbų įrašus.
Nepamirškite pertraukų! Tai ne laiko švaistymas – tai būtina dalis bet kokio renginio. Žmonėms reikia laiko apdoroti informaciją, pasitempti, pasikalbėti su kitais dalyviais. Planuokite bent 15 minučių pertrauką kas 90 minučių ir ilgesnę pietų pertrauką.
Dar vienas puikus triukas – sukurkite „wow” momentą. Tai gali būti netikėtas svečias, įspūdinga demonstracija, interaktyvi veikla ar bet kas, kas žmonėms liks atmintyje. Žmonės gali pamiršti, ką tiksliai girdėjo, bet jie tikrai prisimins, kaip jautėsi.
Reklama ir dalyvių pritraukimas: kaip užpildyti salę
Galite surengti geriausią renginį pasaulyje, bet jei niekas apie jį nežino – kokia nauda? Reklama turi prasidėti bent 6-8 savaites prieš renginį, o idealiu atveju – dar anksčiau.
Socialiniai tinklai – jūsų geriausias draugas. Sukurkite renginio puslapį Facebook’e, dalinkitės informacija LinkedIn, jei tai profesionalus renginys, naudokite Instagram stories. Bet nesitikėkite, kad vienas įrašas padarys stebuklus. Reikia nuoseklios komunikacijos: dalijkitės kalbėtojų pristatymais, užkulisių nuotraukomis, įdomiais faktais apie renginio temą.
El. pašto kampanijos vis dar veikia puikiai. Siųskite priminimus, bet nebūkite įkyrūs. Gera schema: pirmasis kvietimas, priminimas prieš mėnesį, priminimas prieš dvi savaites, galutinis priminimas prieš savaitę. Ir būtinai įtraukite aiškų veiksmą – registracijos nuorodą, kuri veikia iš pirmo paspaudimo.
Nepamirškite ir tradicinių metodų. Jei jūsų auditorija vietinė bendruomenė, plakatai strateginėse vietose, skelbimai vietinėje spaudoje ar radijuje gali būti labai efektyvūs. Kartais senoji mokykla vis dar veikia!
Dar vienas puikus būdas pritraukti dalyvius – ankstyvosios registracijos nuolaida. Žmonės myli jausti, kad gauna gerą pasiūlymą. Be to, tai padeda jums anksčiau suprasti, kokio susidomėjimo tikėtis.
Renginio diena: kai viskas tampa realybe
Štai ir atėjo didžioji diena! Jūsų širdis plaka, adrenalinas kyla, bet jūs pasirengę. Arba bent jau turėtumėte būti pasirengę.
Atvykite anksčiau – daug anksčiau. Jei renginys prasideda 9 val., būkite vietoje bent 7 val. Reikės laiko patikrinti visą techniką, išdėstyti medžiagas, pasitikti kalbėtojus, išspręsti nenumatytas problemas (o jų tikrai bus).
Turėkite aiškią komandos struktūrą. Kiekvienas turėtų žinoti savo vaidmenį:
- Kas atsakingas už registraciją?
- Kas prižiūri techniką?
- Kas rūpinasi kalbėtojais?
- Kas sprendžia nenumatytus klausimus?
- Kas koordinuoja visą procesą?
Registracijos zona turi veikti sklandžiai. Naudokite technologijas – QR kodus, planšetes registracijai, bet visada turėkite ir popierinį variantą atsarginiam atvejui. Niekas nenori stovėti eilėje 20 minučių, kai renginys jau prasidėjo.
Nepamirškite atmosferos. Muzika prieš renginio pradžią, šiltas apšvietimas, aiškūs nurodymai, kur kas yra – visa tai prisideda prie bendro įspūdžio. Šypsokitės, būkite draugiški, rodykite, kad džiaugiatės matydami kiekvieną dalyvį.
Dar vienas svarbus dalykas – laikykitės grafiko. Jei sakėte, kad pradėsite 9 val., pradėkite 9 val. Žmonės vertina savo laiką, ir jei jūs jo negerbiате, jie tai pastebės. Turėkite asmenį, kuris seka laiką ir švelniai primena kalbėtojams, kad jų laikas baigiasi.
Interaktyvumas ir dalyvių įtraukimas: padarykite juos renginio dalimi
Šiuolaikiniame pasaulyje žmonės nenori tiesiog sėdėti ir klausytis. Jie nori dalyvauti, įsitraukti, būti dalimi proceso. Ir tai puiku, nes įtraukti dalyviai geriau įsimena informaciją ir turi geresnę patirtį.
Interaktyvios technologijos čia tikrai padeda. Naudokite programėles, kurios leidžia dalyviams užduoti klausimus realiuoju laiku, balsuoti už temas, dalintis nuomonėmis. Slido, Mentimeter, Kahoot – yra daugybė puikių įrankių. Tai ne tik įdomu, bet ir padeda kalbėtojams suprasti auditorijos nuotaikas.
Grupinės diskusijos – puikus būdas įtraukti žmones. Padalinkite dalyvius į mažesnes grupes, duokite jiems konkretų uždavinį ar klausimą aptarti, o paskui paprašykite pasidalinti išvadomis su visais. Tai veikia ypač gerai po paskaitos – padeda žmonėms apdoroti išgirstą informaciją.
Nepamirškite ir tinklaveikos galimybių. Daugelis žmonių ateina į renginius ne tik dėl informacijos, bet ir dėl galimybės susipažinti su bendraminčiais. Sukurkite tam sąlygas – specialias tinklaveikos zonas, struktūruotas tinklaveikos sesijas, net paprastus vardų kortelių šablonus, kur žmonės gali užsirašyti savo interesų sritis.
Maistas, gėrimai ir kitos smulkmenos, kurios nėra smulkmenos
Girdėjote patarlę „kelias į žmogaus širdį eina per skrandį”? Na, tai taikoma ir renginiams! Maistas ir gėrimai gali atrodyti kaip antraeiliai dalykai, bet tikrovėje jie labai prisideda prie bendro įspūdžio.
Kavos pertraukos turi būti daugiau nei tik kava. Pasiūlykite įvairių gėrimų – arbatos, sulčių, vandens. Ir prašau, turėkite pakankamai! Nieko nėra liūdnesnio už žmones, kurie stovi eilėje 10 minučių dėl puodelio kavos, o paskui vėluoja atgal į salę.
Jei renginys trunka visą dieną, pietūs yra svarbūs. Nebūtinai turi būti prabanga, bet turi būti skanūs ir įvairūs. Atsižvelkite į skirtingus poreikius – vegetarus, veganus, žmones su alergijomis. Geriau turėti paprastą, bet kokybišką maistą, nei bandyti įspūdinti ir sužlugdyti.
Užkandžiai tarp sesijų taip pat svarbu. Vaisiai, riešutai, sausainiai – paprasti dalykai, kurie padeda žmonėms išlaikyti energiją. Vengti sunkaus, riebaus maisto – nuo jo žmonės tampa mieguisti.
Ir dar vienas patarimas – atsižvelkite į dietos apribojimus iš anksto. Registracijos formoje paklausite apie tai ir paruoškite atitinkamus variantus. Žmonės tikrai įvertins jūsų dėmesingumą.
Po renginio: kai tikrasis darbas tik prasideda
Renginys pasibaigė, visi išsiskirstė, jūs pavargę, bet laimingi. Bet palaukite – dar ne laikas atsipalaiduoti! Tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau už patį renginį.
Dėkojimo laiškai turi būti išsiųsti per 24-48 valandas. Padėkokite dalyviams už dalyvavimą, kalbėtojams už įnašą, partneriams už paramą. Tai ne tik mandagumas – tai investicija į būsimus santykius.
Atsiliepimai ir apklausos – būtina! Kaip kitaip sužinosite, kas pavyko, o kas ne? Padarykite apklausą trumpą (ne daugiau kaip 10 klausimų), bet informatyvią. Klauskite konkrečių dalykų: kas patiko labiausiai, ko trūko, ką reikėtų pakeisti. Ir būtinai perskaitykite visus atsakymus – ten gali būti aukso vertės informacijos.
Turinio dalijimasis – jei įrašėte paskaitas ar turite prezentacijas, pasidalinkite jomis su dalyviais. Tai prideda vertės jų patirčiai ir padeda jums palaikyti ryšį. Be to, tai puiki reklama būsimiems renginiams.
Socialiniai tinklai – dalijkitės nuotraukomis, citatom, įspūdžiais. Pažymėkite dalyvius, kalbėtojus, partnerius. Tai palaiko pokalbį ir padeda kurti bendruomenės jausmą.
Ir galiausiai – analizuokite skaičius. Kiek žmonių užsiregistravo? Kiek iš tikrųjų atvyko? Kiek kainavo vienas dalyvis? Kokia buvo grąža investicijoms? Šie duomenys bus neįkainojami planuojant kitus renginius.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą: jūsų kelias į puikų renginį
Matote, organizuoti sėkmingą informacinę šventę – tai ne raketos mokslas, bet tai tikrai reikalauja kruopštumo, planavimo ir širdies. Kiekviena detalė svarbi, nuo pirminės idėjos iki paskutinio dėkojimo laiško.
Svarbiausias dalykas, kurį turiu jums pasakyti – būkite autentiški. Jūsų renginys turi atspindėti jūsų ar jūsų organizacijos vertybes. Nebandykite kopijuoti kitų – sukurkite kažką unikalaus, kas atitinka jūsų viziją ir jūsų auditorijos poreikius.
Taip, bus iššūkių. Bus momentų, kai norėsite viską mesti. Bus netikėtų problemų, kurias reikės spręsti skubiai. Bet žinote ką? Būtent tai ir daro renginių organizavimą tokį įdomų! Kiekvienas iššūkis – tai galimybė išmokti kažko naujo, tapti geresniu organizatoriumi.
Nepamirškite, kad tobulumas nėra tikslas. Net geriausi renginiai turi smulkių nesklandumų. Svarbiau, kaip jūs į juos reaguojate. Išlaikykite šaltą galvą, šypsokitės ir spręskite problemas. Dažnai dalyviai net nepastebės problemų, jei jūs elgsitės ramiai ir profesionaliai.
Ir pats svarbiausias patarimas – mėgaukitės procesu! Taip, tai daug darbo, bet tai ir neįtikėtinai įdomu. Jūs kuriate erdvę, kur žmonės mokosi, bendrauja, auga. Jūs darote realų poveikį žmonių gyvenimams. Tai tikrai verta viso to streso ir pastangų.
Pradėkite nuo mažo, jei reikia. Jūsų pirmasis renginys neturi būti didžiulis. Surenkite 20-30 žmonių, išbandykite savo idėjas, išmokite iš klaidų. Kiekvienas renginys bus geresnis už ankstesnį, jei mokysitės ir tobulėsite.
Ir žinokite – kai pamatysite pilną salę žmonių, kurie aktyviai klauso, užduoda klausimus, bendrauja tarpusavyje, kai girdėsite jų padėkas ir teigiamus atsiliepimus – visa tai atsiperka šimteriopai. Tai jausmas, kurio niekas negali atimti, ir būtent jis verčia mus organizuoti vis naujus ir naujus renginius.
Taigi, ko laukiate? Pradėkite planuoti savo informacinę šventę jau šiandien. Pasitikėkite savimi, būkite kūrybiški, klausykitės savo auditorijos – ir sukursite renginį, kurį žmonės prisiminės dar ilgai. Sėkmės jums šiame nuotykingame kelyje!